Изпращане и проследяване
След издаването: как документът тръгва по имейл, какво вижда клиентът в портала, какво записва историята на документа и как статусът стига от издадена до платена, без да се къса номерацията.
Старт · 5 мин четене
Изпращане по имейл
Изпращането е едно действие: не пишете тема и текст, приложението изпраща документа с готовото си съобщение до имейла на клиента.
Как да изпратите документ
- Отворете документа и натиснете „Изпрати“, или изберете „Изпрати до клиента“ от менюто на реда в списъка.
- Изчакайте потвърждението „Имейлът се изпраща“ с адреса, на който е тръгнал.
- Проверете в блока История, че записът „Изпратен до клиента“ се е появил.
Изпраща се всеки издаден документ, включително оферта и вече платена или просрочена фактура, така че препращането е винаги възможно. Чернова и анулиран документ не се изпращат.
Когато изпращането не тръгне
| Съобщение | Причина | Изчакване | Какво да направите |
|---|---|---|---|
| Клиентът няма имейл адрес | липсва адрес | не | Добавете имейл в данните на клиента и опитайте отново. |
| Документът беше изпратен наскоро | кратка пауза | да | Съобщението показва след колко секунди можете да опитате пак. |
| Достигнат е максималният брой изпращания | изчерпан лимит | не | Изпратете PDF файла сами или потърсете клиента по друг път. |
Какво вижда клиентът
Имейлът носи защитен линк към клиентския портал. Клиентът го отваря без регистрация и без парола, вижда документа с данните за плащане и изтегля PDF файла. Линкът е личен и с ограничен срок; ако е изтекъл, клиентът вижда съобщение и получава нов.
Ако предпочитате да пратите документа сами, „Преглед на PDF“ го отваря в приложението, а „Изтегли PDF“ сваля същия файл, който получава клиентът.
Проследяване
Всеки документ пази история, подредена с най-новото събитие най-отгоре. Първите пет събития се виждат наведнъж, останалите се отварят с „Покажи още“.
- Изпратен до клиента: имейлът е излязъл; записва се и адресът, на който е тръгнал.
- Прегледан от клиента: клиентът е отворил документа в портала.
- Редактиран след издаване: издаден документ е получил нова версия.
- Промяна на статуса: от кой статус към кой, с автора на промяната. Когато я прави системата, авторът е „автоматично“.
Отделно „История на версиите“ показва всички запазени версии на документа, най-новата първа, и какво точно се е променило във всяка: падеж, език, предмет, бележки, номер на поръчка или артикули.
Отбелязване като платена
Плащането по банков път не влиза само в приложението, вие го отбелязвате. Отворете документа и изберете „Маркирай като платена“, или го направете от менюто на реда в списъка. Статусът става Платена и документът излиза от неплатените суми в таблото и в анализите.
Ако сте маркирали грешен документ, върнете го с „Маркирай като издадена“ или „Маркирай като изпратена“.
При фактурите се записва фактът на плащането, не неговата дата. Ако водите точния ден на плащане, той се въвежда при разходите и при импортираните документи, където има поле „Платен на“.
Просрочие и напомняния
Фактура става Просрочена сама: падежът е минал, а тя не е платена и не е анулирана. Документ с падеж днес още не е просрочен. Кредитните и дебитните известия никога не стават просрочени.
Автоматичните напомняния тръгват по график, който задавате в Настройки, раздел Напомняния: до три имейла, всеки на избран брой дни след падежа. Напомнянията за една фактура спират в мига, в който я отбележите като платена. Те са част от плановете Business и Enterprise, вижте Напомняния.
Оферти
Офертата не се плаща и не се просрочва. След изпращане я маркирате като Приета, Отказана или Изтекла, а от приетата оферта издавате фактура с „Издай фактура“; тя се създава като чернова. Пълният списък със статуси е в Продажби.
Когато автоматичните фактури са включени, всяко плащане в Stripe издава фактура и тя е платена от момента на издаването. Отделна настройка праща документа до клиента веднага. Вижте Автоматични фактури със Stripe.