Клиенти
Адресникът с проверка на ЕИК в Търговския регистър и на ДДС номер във VIES, валута и език по клиент, оборотите и документите на клиента и клиентският портал, който той отваря без регистрация.
Модули · 8 мин четене
Какво има в раздела
Клиенти е таб в Продажби. Списъкът „Всички клиенти“ показва клиентския номер, името, имейла и телефона, идентификаторите (ЕИК/ЕГН и ДДС номер), адреса и МОЛ. Търсите с полето „Търсене на клиенти...“ и филтрирате по „Всички“, „Фирми“ и „Физически лица“. От реда редактирате или изтривате клиента; щракването отваря неговата страница.
Как да добавите клиент
- Отворете Продажби → Клиенти и натиснете „Нов клиент“.
- Изберете „Тип клиент“: „Фирма“ или „Физ. лице“.
- Изберете държавата. Формата се пренарежда според нея.
- Попълнете идентификаторите: ЕИК / Булстат и ДДС № за фирма, ЕГН за физическо лице.
- Попълнете адреса и контактите; имейлът е адресът, на който тръгват документите.
- В „Фактуриране“ изберете валута и език на документите.
- Натиснете „Създай клиент“. Полетата със звездичка са задължителни.
Държавата определя кои полета се показват и какво пише под тях: „Българска фирма. Данните се проверяват в Търговския регистър.“, „Фирма в ЕС. ДДС номерът се проверява във VIES; възможно е обратно начисляване.“ или „Държава извън ЕС: без ДДС регистрация; въведете данъчен номер, ако има.“
Как работи проверката по ЕИК
Търсенето тръгва само, щом номерът стане пълен: „Въведете ЕИК и ще потърсим фирмата в Търговския регистър автоматично.“ Докато въвеждате, полето брои цифрите и предупреждава, ако контролната цифра не излиза.
- Въведете ЕИК. Появява се „Търсене в Търговския регистър...“.
- Прочетете картата с намерената фирма: име, ЕИК, ДДС номер и състояние (активна, в ликвидация или заличена).
- Натиснете „Попълнете данните“, за да влязат във формата, или „Не сега“, за да ги подминете.
Регистърът предлага, вие решавате: нищо не влиза във формата, преди да натиснете бутона. Отговорите „Няма фирма с този ЕИК в Търговския регистър“, „Невалиден ЕИК“ и „Регистърът е недостъпен в момента“ не пречат клиентът да бъде записан ръчно.
Как работи проверката на ДДС номера
За фирма в ЕС номерът се проверява във VIES при пълен номер: „Проверка във VIES...“, след което полето казва „Валиден ДДС номер“, „VIES не потвърждава този ДДС номер“ или „Проверката във VIES е недостъпна в момента“. Ако VIES върне данни, те се попълват след потвърждение и полето отбелязва „Данните са попълнени от VIES“.
Страницата на клиента
Страницата събира клиента на едно място: данните му (фирмени или лични, контакти и фактуриране), картата с оборотите за годината, прикачените файлове и списъка с неговите документи. От бутона „Нов“ издавате оферта, фактура, дебитно или кредитно известие направо за него.
Картата с обороти показва приходите за годината, платеното, неплатеното, „Просрочени“ и броя документи, с разбивка без ДДС и ДДС. Ако през годината няма издадени документи, картата го казва вместо да показва нули.
Клиентски портал
Всеки документ, изпратен с „Изпрати до клиента“, носи защитен линк към портала. Клиентът го отваря без регистрация и без парола: линкът сам го вписва. В историята на документа виждате „Изпратен до клиента“ и „Прегледан от клиента“.
Порталът е само за четене. Клиентът не може да отбелязва плащане, да редактира или да отговаря в него.
Какво вижда клиентът
- Страницата „Вашите документи“ с всичките му документи от вас, не само последния.
- Обобщение: „За плащане“, „Общо документи“, „Неплатени“ и „Просрочени“.
- Търсене по номер или описание и табове „Всички“, „Просрочени“, „Платени“ и „Анулирани“.
- Самия документ с редовете, „Сума без ДДС“, „ДДС“ и „Общо“, и бутон „Изтегли PDF“.
- Данните за банков превод, с копиране на сметката и на сумата; основанието е номерът на документа.
- Свързаните кредитни и дебитни известия и разбивката „Как се формира сумата“.
- Контакт с вас: „Въпрос за тази фактура?“ отваря имейл или телефон на подателя.
Порталът се отваря на езика на клиента, български или английски, и показва сумите във валутата на документа; клиентът може да смени езика. Платеният документ се показва като приключен, с деня на получаване, начина на плащане и платеца; анулираният показва само че е анулиран, без суми.
| Отбелязване в портала | Кога се показва |
|---|---|
| Платена | Плащането е отбелязано при вас. |
| Просрочена | Падежът е минал и документът не е платен. |
| Без отбелязване | Всички останали състояния; порталът показва само двете, по които клиентът има какво да направи. |
Какво става с изтекъл линк
Всеки линк работи еднократно и е валиден ограничено време. Ако клиентът отвори стар линк, порталът казва „Линкът е изтекъл“ и как да продължи. Когато линкът вече е бил използван, системата сама изпраща нов на неговия имейл и страницата казва „Изпратен е нов линк“.
Полета
| Поле | Какво означава |
|---|---|
| Тип клиент | Фирма или физическо лице. Определя кои идентификатори се искат. |
| Държава | България, друга държава от ЕС или извън ЕС. Определя режима на формата и проверките. |
| ЕИК / Булстат | Идентификаторът на българска фирма; по него тръгва проверката в Търговския регистър. |
| ДДС № | ДДС номерът на фирмата; за клиент от ЕС се проверява във VIES. |
| Рег. номер и Данъчен номер | Идентификаторите за фирма извън ЕС, когато има такива. |
| ЕГН | Идентификаторът на физическо лице. |
| Лице за контакт (МОЛ) | Името, което излиза на документа като материално отговорно лице. |
| Имейл | Адресът, на който тръгват документите и напомнянията. Без него изпращането се отказва. |
| Валута | Валутата, в която се издават документите на този клиент. |
| Език на документите | Български или английски. Определя езика на документа и на имейла. |
| Клиентски код | Вашият номер на клиента в списъка. |
Лимити и планове
Броят клиенти е един от трите лимита, които разделят плановете: 25 клиента в Pro (€19/мес), 200 в Business (€49/мес) и неограничено в Enterprise. При достигнат лимит създаването се отказва с „Достигнахте лимита на плана ви“ и „За създаване на повече клиенти, надградете плана си.“ Текущото използване се вижда в Настройки, в раздела за абонамента, под „Клиенти“.
Картата „Обороти по клиент“ е част от плановете Business и Enterprise. Порталът, проверките по ЕИК и VIES и адресникът работят във всеки план.
Чести въпроси
Мога ли да изтрия клиент с документи?
Не. Приложението отговаря: „Този клиент не може да бъде изтрит, защото има документи. Ако документите са чернови, можете първо да ги изтриете и след това да премахнете клиента.“
Има ли импорт на клиенти от файл?
Не. Клиенти се създават от формата или се появяват при одобряване на импортиран документ, където избирате съществуващ клиент или създавате нов. Вижте Продажби.
Трябва ли клиентът да си направи регистрация за портала?
Не. Линкът от имейла го вписва сам. Порталът не иска парола и не създава профил.
Какво става, ако клиентът няма имейл?
Изпращането се отказва със съобщение да добавите имейл в данните на клиента. Документът остава издаден и може да се изпрати след поправката. Вижте Изпращане и проследяване.
Когато автоматичните фактури със Stripe са включени, клиентите от Stripe се създават и обновяват сами и са отбелязани като „Създаден от Stripe“ с идентификатора си. Вижте Автоматични фактури със Stripe и Валути и обменни курсове.