Първа фактура
Стъпка по стъпка през редактора на документи: от избора на клиент до издадения PDF. Ръководството минава през всяко поле на формата, обяснява кое е задължително, кое се заключва след издаване и къде приложението спира издаването.
Старт · 6 мин четене
Преди да започнете
Уверете се, че фирменият ви профил е попълнен: ЕИК, ДДС номер (ако сте регистрирани по ДДС) и поне една банкова сметка. Тези данни се отпечатват върху всяка фактура и се замразяват в момента на издаването ѝ. Без банкова сметка приложението не издава фактура, защото клиентът няма да има по какво да плати.
Трябва ви и поне един кочан за фактури. Ако още нямате, създайте го от Настройки, раздел Номерация, вижте Номериране на документи.
Формата е самият документ: попълвате полетата директно върху листа, а вдясно стои живият преглед. На тесни екрани прегледът е скрит; „Покажи преглед“ го връща, „Уголеми прегледа“ го отваря на цял екран с мащабиране.
Стъпки през интерфейса
- Отворете Продажби и натиснете „Създай документ“, после „Създай фактура“.
- Изберете клиент или създайте нов с „+ Нов клиент“. При въвеждане на ЕИК данните се вземат от Търговския регистър, а ДДС номерът се проверява във VIES.
- Проверете кочана, датата на издаване и срока за плащане; падежът се изчислява и се показва под полето.
- Изберете банкова сметка. Стандартната се предлага сама.
- Добавете редовете: описание, количество, единична цена и ДДС ставка. Ако въведете описание от каталога, цената и ставката се попълват сами.
- Прегледайте сумите вдясно и допишете бележките, ако е нужно.
- Натиснете „Чернова“, за да запазите без номер, или „Запази и прегледай“, за да издадете фактурата и да я отворите.
При издаването фактурата получава следващия номер от кочана и данните на фирмата, клиента и банковата сметка се замразяват върху нея. От отворения документ изтегляте PDF, отваряте „Преглед на PDF“ или изпращате документа, вижте Изпращане и проследяване.
Полета на фактурата
Полетата на подателя се управляват в Настройки и не се редактират от формата.
| Поле | По подразбиране | Задължително | Какво означава |
|---|---|---|---|
| Клиент | няма | да | Получателят на фактурата. От неговата карта идват валутата и езикът на документа. |
| Кочан | стандартният | да | Поредицата, от която идва номерът. Под полето стои следващият свободен номер. |
| Дата на издаване | днес | да | Датата върху документа. Не може да бъде в бъдещето. |
| Срок за плащане | 30 дни | да | Дни до падежа, най-много 365. Падежът се изчислява и се показва под полето. |
| Език | на клиента | да | Български или английски. Определя езика на готовия PDF. |
| Банкова сметка | стандартната | да | Платежните данни върху фактурата. Задължителна за издаване, но не и за чернова. |
| Относно | няма | не | Кратко описание на документа, до 200 знака. |
| Поръчка № | няма | не | Номерът на клиентската поръчка, ако той го изисква. До 100 знака. |
| Артикули | един празен ред | да | Описание, количество, единична цена и ДДС ставка (0%, 9% или 20%). До 100 реда. |
| Бележки | клауза за съответствие | не | Условия на плащане и забележки под редовете, до 300 знака. |
Валута няма отделно поле: документът се издава във валутата на клиента, а по подразбиране това е EUR. При чужда валута курсът на ЕЦБ се фиксира при издаването и се отпечатва върху документа, вижте Валути и обменни курсове.
ДДС и съответствие
Всеки ред носи собствена ставка; новият ред тръгва с 20%. Когато клиентът не е в страната, над формата се появява лента с разпознатия сценарий: Вътрешна продажба, Вътреобщностна B2B доставка (обратно начисляване), Вътреобщностна продажба към потребител или Износ (извън ЕС). Лентата показва препоръчаната ставка и маркира редовете, които се разминават с нея. Това е предупреждение, а не забрана: документът се записва и с несъответстващи редове. Подробно в ДДС и данъчни ставки.
Чернова, издаване, промяна
Черновата няма номер, редактира се свободно и може да бъде изтрита. След издаването клиентът, датата на издаване и банковата сметка се заключват: те са това, което клиентът вече е видял.
Издадена фактура се редактира само докато статусът ѝ не е местен след издаването и докато към нея няма кредитно или дебитно известие. Иначе корекцията минава през ново известие, а грешната фактура се анулира. Така номерацията остава непрекъсната, както изисква ЗДДС.
Когато издаването се спре
- Няма избрана банкова сметка: „Фактурата не може да бъде издадена без банкова сметка“.
- Датата на издаване е в бъдещето: „Датата на издаване не може да бъде в бъдещето“.
- Падежът е преди датата на издаване: намалете срока за плащане или преместете датата.
- Ред без цена или без количество: попълнете и двете за всеки ред.
- Организацията няма кочан: създайте го от Настройки, раздел Номерация.
Какво следва
След първата фактура минете през Изпращане и проследяване: изпращане по имейл, клиентски портал, статуси и напомняния.
Изтриването важи само за чернови. Издадена фактура се коригира с кредитно или дебитно известие, или се анулира, за да не остават дупки в номерацията. Всички типове документи и корекции са описани в Продажби.