Файлове
Хранилището на организацията: папки за договори и извлечения, файлове по клиент, оригиналите на разходите и PDF файловете на издадените документи, кошче с 30 дни за връщане, архивът „Изтегли всичко“ и мястото според плана.
Модули · 6 мин четене
Какво има в раздела
Файлове е едно място за всичко, което придружава документите: договори, банкови извлечения, сканирани приложения, снимки. В основната папка стоят три системни реда и след тях вашите собствени папки и файлове.
- „Генерирани документи“: PDF файловете на издадените от вас документи, подредени по клиент.
- „Покупки“: оригиналите на разходните документи от модул Покупки.
- „Клиенти“: файловете, прикачени към конкретен клиент.
- Вашите папки: структурата, която създавате сами.
В лентата над списъка стоят „Кошче“ и измерителят на мястото, който показва заетото от лимита на плана.
Папки и файлове
Как да качите файл
- Отворете Файлове и влезте в папката, в която трябва да е файлът.
- Натиснете „Качи файлове“ или пуснете файловете направо върху списъка.
- Изберете файловете: приемат се PDF, PNG, JPEG, DOCX, XLSX, CSV и TXT, до 25 MB на файл и до 100 файла наведнъж.
- Изчакайте съобщението „Качени файлове“ с броя им.
Файловете влизат в папката, която е отворена в момента. Ако качвате в папката на клиент, файлът се свързва с този клиент и се вижда и в „Прикачени файлове“ на страницата му. Вижте Клиенти.
Как да създадете папка
- Натиснете „Нова папка“.
- Въведете име до 120 знака и натиснете „Създай“.
- За подпапка първо отворете папката родител и повторете стъпките.
Две папки с едно и също име в едно и също място не се допускат. Дълбочината стига до 8 нива.
Как да преместите или преименувате
- За преместване натиснете „Премести“ на реда и изберете папка или „Основна папка“.
- Или влачете реда върху папката, в която трябва да отиде.
- За ново име натиснете „Преименувай“; името на файл е до 255 знака.
Папка не може да се премести в собствената си подпапка.
Как да изтриете и да върнете обратно
- За файл натиснете „Премести в кошчето“; той стои там 30 дни, а редът показва след колко дни се изтрива.
- В „Кошче“ натиснете „Възстанови“, за да върнете файла на мястото му.
- За папка натиснете „Изтрий папката“; изтриват се само празни папки, затова първо преместете или изтрийте съдържанието.
Папките не минават през кошчето; изтрива се само празна папка. Файл, който е стоял 30 дни в кошчето, се изтрива окончателно.
Преглед, изтегляне и групови действия
PDF файловете, изображенията, TXT и CSV се отварят за преглед направо в приложението; останалите формати се изтеглят и се отварят на компютъра. Всеки ред има „Изтегли“.
В собствените ви папки отметките пред редовете отварят лентата с групови действия: „Изтегли“ сваля избраните файлове наведнъж, „Към кошчето“ ги премества. Ако селекцията е твърде голяма за едно сваляне, изтегляйте по папка.
Изтегли всичко
Как да подготвите архива за счетоводителя
- Отворете Файлове и натиснете „Изтегли всичко“.
- Изчакайте изчислението: диалогът показва броя файлове и общия размер.
- Натиснете „Изтегли“ и запазете архива.
Архивът съдържа качените файлове и папки, PDF файловете на издадените документи, оригиналите на разходите и импортираните документи. Файловете в кошчето не се включват. Архив над 1000 файла или над 512 MB се отказва; тогава изтегляйте по папка или по клиент.
Къде какво стои
| Място | Съдържание | Приема качване | Какво може да се прави |
|---|---|---|---|
| Вашите папки | договори, извлечения | да | Качване, преместване, преименуване, кошче. |
| Генерирани документи | PDF на издадените | не | Преглед и изтегляне; създават се от системата и не се изтриват. |
| Покупки | оригинали на разходите | не | Преглед и изтегляне; управляват се от модул Покупки. |
| Клиенти | файлове по клиент | да | Качване в обхвата на клиента; същите файлове са и на страницата му. |
| Кошче | изтрити файлове | не | Възстановяване до 30 дни, после окончателно изтриване. |
Списъкът показва за всеки ред име, размер и дата на добавяне, а в кошчето и датата на изтриване.
Лимити и планове
Мястото е общо за организацията и е един от трите лимита, които разделят плановете.
- Pro: 10 GB.
- Business: 100 GB.
- Enterprise: 250 GB, по договаряне.
Към заетото място се броят качените файлове, оригиналите на разходните документи и PDF файловете на издадените документи. Измерителят над списъка показва заетото от лимита и се оцветява, когато мястото свърши. Тогава качването спира със съобщение да изтриете стари документи или да надградите плана. Вижте Покупки.
Файловете се съхраняват криптирани с AES-256, а хостингът е в ЕС.
Чести въпроси
До кога мога да върна изтрит файл?
До 30 дни. В „Кошче“ редът показва след колко дни файлът се изтрива, а „Възстанови“ го връща на мястото му. След срока изтриването е окончателно.
Мога ли да изтрия издаден документ, за да освободя място?
Не. Генерираните документи се създават от системата, стоят в „Генерирани документи“ и не се изтриват. Освобождавайте място от собствените си папки.
Как да свържа файл с клиент?
Качете го в папката на клиента от „Клиенти“ или от панела „Прикачени файлове“ на страницата на клиента. Така файлът остава в неговия обхват.
Защо архивът „Изтегли всичко“ не тръгва?
Диалогът първо изчислява размера и отказва архив над 1000 файла или над 512 MB. Изтеглете по папка или по клиент, а ако още няма нищо качено, архивът остава празен.
Всеки документ, качен в Покупки, се записва и в раздел Файлове под „Покупки“, откъдето се преглежда и изтегля. Вижте Покупки.