Обекти и идентификатори

От какво е съставена една организация в smetni.app: клиенти, документи, кочани, артикули, разходи, редове за персонал и файлове. Кой обект с какво се разпознава, как се свързват и кои данни се замразяват при издаване.

Концепции · 5 мин четене

Организацията е контейнерът

Всичко в приложението живее в организация. Една организация отговаря на една фирма и се разпознава по своя ЕИК; ако фирмата е регистрирана по ЗДДС, носи и ДДС номер. Клиентите, документите, кочаните, артикулите, разходите, ведомостта и файловете принадлежат на нея и не се виждат от друга организация. Един акаунт може да членува в няколко организации и превключва между тях, но данните им остават разделени.

Основни обекти

Обект	Идентификатор	Къде се създава	Какво представлява
Клиент	Клиентски №	Клиенти	Фирма или физическо лице, получател на документи. Носи ЕИК, Булстат или ЕГН, ДДС номер, валута и език на документите.
Документ	Номер от кочан	Продажби	Фактура, оферта, кредитно или дебитно известие с получател, редове, ДДС, валута, статус и PDF.
Кочан	Име и префикс	Настройки	Броячът, от който документите получават поредните си номера.
Артикул	Артикул №	Артикули	Продукт или услуга от каталога с описание, цена и ДДС ставка.
Разход	Доставчик и Документ №	Покупки	Разходен документ от доставчик с оригиналния файл, сумите и ДДС.
Ред за персонал	Човек и месец	Персонал	Месечен запис с брутно, осигуровки, ДДФЛ и нетно за плащане.
Файл	Име в папка	Файлове	Договор, извлечение, снимка или друг файл в хранилището.

Как се свързват

Документът сочи към точно един клиент. Клиентът определя валутата, езика на документа и ДДС сценария.
Документът получава номера си от един кочан. Кочанът се избира при създаването и не се променя след това.
Фактурата носи и банковата сметка, по която клиентът плаща.
Кредитното и дебитното известие сочат към издадена фактура и я показват като „Издадено към“.
Приетата оферта се превръща във фактура и остава свързана с нея.
Периодичната фактура е шаблон; всяка генерирана от него фактура помни от кой шаблон идва.
Редовете на документа могат да се попълнят от каталога с артикули, но след това живеят самостоятелно върху документа.
Доставчиците не се въвеждат отделно: те се появяват от потвърдените и чакащите разходни документи.

Идентификатори, които виждате

Клиентът има два номера. „Клиентски №“ се дава от приложението по реда на добавяне; „Клиентски код“ е поле, което попълвате сами, ако водите собствена номерация. За разпознаване пред НАП значение имат ЕИК, Булстат или ЕГН и ДДС номерът.

Документът има номер само след издаване. Докато е чернова, полето показва „Автоматичен“: номерът се присвоява в момента на издаването и след това не се променя. Известията носят и номера на фактурата, към която са издадени.

Разходът се разпознава по доставчика и по номера на документа на доставчика, тоест по чуждия номер, не по ваш. Файлът се разпознава по името си и по папката, в която стои; папките се влагат до осем нива.

Съвет · Номерът на документа е правният идентификатор

Номерът от кочана е това, което НАП, клиентът и счетоводителят виждат. Той не се променя след издаване и не се преизползва, включително след анулиране. Как се съставя, е описано в Номериране на документи.

Какво се замразява при издаване

Издаването не е просто смяна на статус. В момента, в който документът получи номер, приложението записва върху него копие от данните, които го съставят, за да не се променя издаденият документ, когато настройките ви се променят по-късно.

Замразява се	Пример	Защо	Следствие
Данни на фирмата	име, ЕИК, адрес	Документът трябва да остане такъв, какъвто е изпратен.	Промяна в Настройки → Организация не пипа вече издадените документи.
Данни на клиента	име, ЕИК, адрес	Получателят е фиксиран при издаването.	Редакция на клиента не пренаписва старите документи.
Банкова сметка	IBAN, BIC	Това вижда клиентът в получения PDF.	Смяна на сметката важи само за следващите документи.
Валутен курс	курс и дата	Равностойността трябва да съвпада с отчетеното.	Курсът не се преизчислява по-късно.
Дата на издаване	ден на издаване	Датата определя данъчния период.	Датата се пренася във всяка следваща версия на документа.

Забележка · Свързани страници

Правилата за ставките и сценариите са в ДДС и данъчни ставки, а тези за валутата и курса в Валути и обменни курсове.