Номериране на документи
Кочаните, от които фактурите получават поредните си номера: как се съставя номерът, кои полета се заключват след първата издадена фактура и защо редицата не бива да има празни места.
Концепции · 6 мин четене
Какво е кочан
Кочанът е броячът, от който фактурите получават номерата си. Всяка фактура получава уникален номер от кочан, а кочаните се управляват в Настройки → Номериране на фактури. Първият се създава още при настройката на фирмата, в стъпка „Фактура“: „Необходим е поне един кочан, за да продължите.“ Името избирате вие; полето подсказва примери като „Основен кочан“ и „Онлайн продажби“.
Може да имате повече от един кочан, ако водите отделни поредици, например по обект или по магазин. Един от тях е отбелязан „По подразбиране“ и се предлага на всяка нова фактура; в самата форма изборът остава ваш, но след създаването на документа кочанът не може да се сменя.
Как се съставя номерът
Номерът е префикс, ако имате такъв, следван от брояча, допълнен с водещи нули до дължината, която изисква вашата държава. Докато попълвате формата, редът „Следваща фактура ще е:“ показва какъв точно ще бъде следващият номер. Номерът се присвоява в момента на издаването, не при създаването на черновата: до тогава полето показва „Автоматичен“.
Как да създадете кочан
- Отворете Настройки → Номериране на фактури.
- Натиснете „Нов кочан“.
- Попълнете „Име“, по което ще го разпознавате в списъка и във формата.
- Въведете „Начален номер“: първият номер, който ще бъде издаден от този кочан.
- Ако вашата държава допуска префикси, попълнете „Префикс“.
- Отбележете „Използвай по подразбиране за нови фактури“, ако този кочан трябва да води.
- Проверете реда „Следваща фактура ще е:“ и натиснете „Запиши“.
Полета
| Поле | Пример | Задължително | Какво означава |
|---|---|---|---|
| Име | Основен кочан | да | Вътрешно име. Два кочана не могат да носят едно и също име. |
| Начален номер | 0000000001 | да | Първият номер, който ще бъде издаден. Два кочана не могат да започват от един и същ номер. |
| Префикс | ONL- | по избор | Букви, цифри и знаците дефис, долна черта, наклонена черта и точка. В някои държави префикси не се разрешават. |
| По подразбиране | включено | по избор | Кочанът, който се предлага на новите фактури. Точно един кочан е такъв. |
| Нулиране на брояча | Никога | по избор | Показва се само в държави, които допускат годишно нулиране. Изборът е между непрекъсната номерация и нулиране на 1 януари. |
| Включи година в номера | изключено | по избор | Показва се само където се препоръчва. Добавя годината преди или след брояча, с избран разделител. |
Правилата за България
Приложението прилага правилата на държавата на организацията и скрива полетата, които тя не допуска. За България то посочва десетцифрен номер (ЗДДС, чл. 114, ал. 1, т. 2), нарастващ без пропуски и без нулиране в началото на годината (ППЗДДС, чл. 78), и не разрешава годишно нулиране на брояча, защото законът изисква непрекъсната последователност. Ако правило бъде нарушено, формата отговаря направо: „Годишно нулиране не е разрешено в тази държава“, „Префиксите не са разрешени в тази държава“ или „В тази държава е разрешен само един кочан“.
Непрекъснатата номерация е изискване, не предпочитание. Затова издадена фактура не може да бъде изтрита: изтриване се предлага само за чернови, които още нямат номер. Ако документ отпадне, той се анулира, а номерът му остава зает в редицата.
Какво се заключва
Началният номер се задава при създаването на кочана и не се променя след това. Полето стои заключено с бележката „Задава се при създаване и не може да се променя след това.“ Ако номерът е сгрешен, приключете кочана или го изтрийте и създайте нов.
Останалите настройки се редактират, докато кочанът няма нито една издадена фактура. След първата издадена фактура той получава етикет „В употреба“ и се заключват и префиксът, нулирането на брояча и форматът на годината. Името остава редактируемо.
Анулиране и известия
Издаден документ се коригира по един от два начина. Издавате кредитно или дебитно известие към фактурата, при което известието посочва оригинала като „Издадено към“ и получава собствен номер. Или анулирате фактурата: тя минава в статус „Анулирана“, номерът ѝ остава в редицата и не се дава на друг документ.
- Анулирайте първо известията, ако фактурата има активни кредитни или дебитни известия. Приложението не позволява обратния ред.
- Не разчитайте на редакция след издаване: щом статусът е бил променян, фактурата вече не може да се редактира.
- Анулирана фактура не се редактира. За корекция издайте нова.
- Известие към анулирана фактура не може да бъде преиздадено.
Приключване и изтриване на кочан
Кочан, който вече не използвате, се приключва с „Приключи“. Приключеният кочан запазва издадените от него фактури, но не приема нови, и действието е необратимо. Изтриване се предлага само за кочан без нито един издаден документ. И в двата случая първо посочете друг кочан като стандартен: последният активен кочан не може да бъде приключен или изтрит.
Кой номер стои върху кой обект е описано в Обекти и идентификатори. Първата издадена фактура минава стъпка по стъпка в Първа фактура.