Изпращане и проследяване

Изпратете документа

Отворете документа и натиснете Изпрати. Проверете получателя, допълнителните адреси в CC, темата и съдържанието. Адресът на клиента се попълва от данните му, но го проверявайте преди всяко изпращане.

Писмото съдържа връзка към документа в клиентския портал. Ръчното изпращане по имейл е достъпно във всички платени планове, включително Starter.

Ако действието е временно ограничено след предишно изпращане, изчакайте съобщения срок. Повторното натискане не е начин да проверите дали клиентът е получил писмото.

Какво вижда клиентът

Клиентът отваря връзката от писмото, преглежда документа и сваля PDF. Не е необходимо да създава акаунт в приложението за фактуриране. Третирайте връзката като достъп до документа и я изпращайте само на предвидените получатели.

Порталът показва данните и състоянието на документа. Изпратеното писмо и отворената страница не означават получено плащане.

Проследете изпращането

Проверявайте статуса на документа и наличната история на изпращанията. Подробната история на имейлите зависи от плана. Ако получателят не намира писмото, първо проверете адреса и папката за нежелана поща.

Отразете плащането

Отбелязвайте плащане само след като проверите, че сумата действително е получена. Използвайте действието за плащане в документа и прегледайте сумата и оставащото задължение.

При работа с модул Банка можете да свържете движение от извлечение с документа. Не записвайте едно и също плащане повторно ръчно и чрез съгласуване. При грешка използвайте действието за отмяна и проверете остатъка.

Просрочие и напомняния

Проверете падежа и неплатения остатък, когато фактура се показва като просрочена. Автоматичните напомняния са налични от Pro, а седмичният отчет за просрочия от Business. Настройте ги в Напомняния.

Не отбелязвайте неплатена фактура като платена само за да спрете писмата. Така ще промените данните за вземанията.

Оферти

Офертите също се изпращат през портала. Приетата оферта не е плащане и не е издадена фактура. Използвайте действието за създаване на фактура от офертата и прегледайте новия документ преди издаване.