Продажби

Какво има в раздела

Продажби събира всичко, което издавате към клиенти. Разделът се отваря на шест подраздела, подредени в лента над списъка.

• 01Фактури: издадените фактури заедно с кредитните и дебитните известия към тях.
• 02Оферти: предложенията към клиент, преди да станат фактури.
• 03Периодични: шаблоните, които издават фактура сами по график.
• 04Импорт: качване на вече издадени от вас документи, за да влязат в системата.
• 05Артикули: каталогът с продукти и услуги, от който взимате редове.
• 06Клиенти: същият адресник като в раздела Клиенти, под ръка при издаване.

Бутонът „Създай документ“ отваря меню с четирите типа: „Създай фактура“, „Създай оферта“, „Създай дебитно известие“ и „Създай кредитно известие“.

Фактури

Списъкът показва колоните Документ, Клиент, Дата, Падеж, Описание, Сума и Статус. Кредитните и дебитните известия стоят под фактурата, към която са издадени, а не като самостоятелни редове.

Над списъка има търсене и филтри по статус („Платени“, „Изпратени“, „Издадени“, „Просрочени“, „Чернови“), по период („Последната седмица“, „Последния месец“, „Избран период“) и по клиент. „Групиране“ подрежда редовете по месец, тримесечие или година и изборът се помни. „Изчисти“ маха активните филтри.

Как да издадете фактура

• 01Отворете Продажби и натиснете „Създай документ“, после „Създай фактура“.
• 02Изберете клиент: валутата и езикът на документа идват от неговата карта.
• 03Добавете редовете и проверете датата на издаване, срока за плащане и банковата сметка.
• 04Натиснете „Чернова“, ако още работите по документа, или „Запази и прегледай“, за да го издадете и отворите.

Номерът се присвоява в момента на издаването и повече не се променя. Чернова, оставена за после, се издава и от самия документ с „Маркирай като издадена“. Всяко поле на формата е обяснено в Първа фактура.

Как да коригирате издадена фактура

Издадената фактура не се пренаписва. Корекцията е нов документ към нея.

• 01Отворете фактурата и изберете „Издай известие“.
• 02Изберете „Кредитно известие“, за да намалите сумата, или „Дебитно известие“, за да я увеличите.
• 03Проверете полето „Към фактура“ и попълнете „Основание за издаване“: без основание известието не може да бъде издадено.
• 04В кредитното известие редовете идват от фактурата с отрицателни цени; в дебитното добавяте ред с положителна цена.
• 05Издайте известието. То се появява в блока „Свързани коригиращи документи“ на фактурата и носи бележката „Издадено към“.

Кредитно известие не може да надхвърли остатъка по фактурата: при опит приложението отговаря „Кредитното известие надхвърля остатъка по фактурата“.

Как да анулирате фактура

Изберете „Анулирай“. Фактурата остава в списъка със статус Анулирана и номерът ѝ остава зает, за да не се къса номерацията. Ако към нея има действащи известия, анулирайте първо тях.

Как да експортирате списъка

Задайте филтрите и натиснете „Експорт“, после „Експорт като CSV“ или „Експорт като Excel“. Черновите и офертите не влизат в експорта, защото не са финализирани счетоводни документи. Изчистете търсенето преди експорт и стеснете филтъра, ако на него отговарят над 20 000 документа. За избрани документи „Изтегли PDF“ сваля до 50 файла наведнъж.

Оферти

Офертата се попълва като фактура, но вместо падеж има поле Валидна (дни), по подразбиране 30, от което се изчислява датата „Валидна до“. Офертата не взима номер от кочана и не влиза в счетоводните експорти.

Как да превърнете оферта във фактура

• 01Отворете офертата и я маркирайте като приета, когато клиентът потвърди.
• 02Натиснете „Издай фактура“.
• 03Фактурата се създава като чернова с редовете на офертата и се отваря за редакция.
• 04Издайте я, когато сте готови.

От една оферта се издава една фактура: след това редът ѝ показва „Виж фактурата“. Ако офертата още не е приета, приложението отговаря „Офертата още не е приета. Маркирайте я като приета и тогава издайте фактурата“.

Периодични фактури

Периодичната фактура е шаблон с график. На всяка дата от графика се издава фактура със същия клиент, същите редове и същите условия.

Как да създадете периодична фактура

• 01Отворете Периодични и създайте нов график.
• 02Изберете клиент и задайте „Честота“: седмично, месечно, тримесечно или годишно.
• 03Задайте „Първо издаване“ и „Край на графика“: без край или до дата.
• 04Оставете „Изпращане по имейл при всяко издаване“ включено, ако искате фактурата да тръгва сама.
• 05Попълнете падеж, език, банкова сметка, редовете и бележките, и запазете.

Честотата и датата на първото издаване се задават при създаването и не се променят след това. Формата показва предварително следващите издавания, а списъкът показва следващата дата и броя вече издадени фактури.

Как да спрете или прекратите график

„Спри“ поставя графика на пауза, „Възобнови“ го връща в работа. „Отмени“ го прекратява окончателно: повече фактури не се издават, а вече издадените остават. „Изтрий“ маха самия шаблон.

Импорт на вече издадени документи

Разделът Импорт приема ваши минали фактури и известия, за да са всички на едно място.

Как да импортирате документи

• 01Отворете Импорт и натиснете „Качи документи“.
• 02Пуснете файловете: PDF, JPG или PNG, до 10 MB на файл и до 100 файла наведнъж.
• 03Изчакайте разпознаването. Неразпознатите файлове остават за ръчно попълване.
• 04Отворете документ за преглед и проверете номера, датите, сумите и редовете.
• 05Свържете клиента: системата го открива по ЕИК или по ДДС номер, или създавате нов.
• 06Натиснете „Одобри“, или „Одобри и продължи“ за следващия документ в партидата.

Прегледът показва номера, датата на издаване, падежа, валутата, типа, данъчната основа, ДДС, общата сума, полето „Платен на“ и бележка, а при известие и номера на оригиналната фактура. Преди одобрение приложението отбелязва проблемите: дублиран номер, вече качен файл, суми, които не се равняват, или документ, издаден от друга фирма (той е разход и мястото му е в Покупки).

Одобрените импортирани документи се появяват в списъка с документи, отбелязани „Импортирана“, със статус Платена, ако сте попълнили „Платен на“, и Издадена в останалите случаи. Те запазват оригиналния си номер и не взимат номер от кочана.

Артикули

Каталогът пази номер на артикула, описание, цена и ДДС ставка: 0%, 9% или 20%. „Нов артикул“ добавя запис, а съществуващият се редактира и изтрива на място. Каталогът има лимит: когато го достигнете, приложението показва „Лимитът за артикули е достигнат“ и освобождавате място, като изтриете ненужни записи.

Полета на периодичната фактура

Статуси

Кредитните и дебитните известия минават през чернова, издадена, изпратена и анулирана; те не стават платени или просрочени.

Лимити и планове

Броят на документите, банковите сметки и периодичните шаблони не е ограничен в нито един план. Ограничени са клиентите (25 в Pro, 200 в Business, неограничено в Enterprise), потребителите в екипа (2, 5, неограничено) и файловото пространство (10 GB, 100 GB, 250 GB).

Експортът на списъка и автоматичните напомняния за просрочие са част от Business и Enterprise. В Pro бутонът „Експорт“ стои неактивен с бележката „Експортът изисква план Business“.

Чести въпроси

Мога ли да изтрия издадена фактура?

Не. Изтриването важи само за чернови. Издадената фактура се коригира с кредитно или дебитно известие, или се анулира.

Защо бутонът „Редактирай“ липсва?

Фактура се редактира, докато е чернова, и докато е издадена, но статусът ѝ не е местен след издаването. Щом има известие към нея, щом е анулирана или щом статусът ѝ е сменян, редакцията отпада и корекцията минава през известие. Офертите и известията не се редактират след издаване.

Импортираният документ заема ли номер от кочана?

Не. Импортираните документи носят номера, с който са издадени навремето, и не пипат текущия брояч.