Напомняния
Автоматичните имейл напомняния за просрочени фактури: включване, график до три напомняния след падежа, седмичният отчет за просрочия и ръчното напомняне от самия документ.
Настройки · 6 мин четене
Какво има в раздела
Отворете Настройки, раздел „Напомняния“. Страницата се казва „Напомняния за фактури“ и съдържа три блока.
- „Автоматични напомняния“: ключът, който пуска напомнянията до клиентите.
- „Седмичен отчет за просрочия“: писмо до вас, а не до клиента.
- „График на напомнянията“: кога точно тръгва всяко напомняне. Показва се само при включени напомняния.
И трите се записват с общия бутон „Запази промените“ най-долу. Докато не го натиснете, нищо не е в сила.
Как да включите напомнянията
- Отворете Настройки, раздел „Напомняния“.
- Включете ключа „Активирай напомняния за просрочие“.
- Проверете графика, който се появява под него.
- Натиснете „Запази промените“ и изчакайте потвърждението.
Значката до заглавието на блока показва състоянието: „Активирано“ или „Деактивирано“.
Как да зададете графика
Графикът е списък с числа. Всяко число е брой дни след падежа на фактурата, след които тръгва поредното напомняне. По подразбиране редовете са три: 3, 7 и 14 дни.
- Въведете броя дни в полето на първия ред.
- Натиснете „Добави напомняне“ за втори и трети ред.
- Въведете по-голямо число във всеки следващ ред.
- За да махнете ред, натиснете кошчето до него; последният ред остава.
- Натиснете „Запази промените“.
Напомнянията са най-много три. Всяко число е между 0 и 90 дни. Всеки следващ ден трябва да е по-голям от предишния, иначе записът се отказва със съобщението „Всеки следващ ден трябва да е по-голям от предишния“. При три реда бутонът за добавяне спира и до него пише „Можете да добавите до 3 напомняния“.
Полета
| Поле | Вид | По подразбиране | Какво прави |
|---|---|---|---|
| Активирай напомняния за просрочие | ключ | изключено | Изпраща имейл напомняния до клиенти, когато фактурите станат просрочени. |
| Ред от графика | число | 3, 7 и 14 | Брой дни след падежа, след които тръгва това напомняне. |
| Седмичен отчет за просрочия | ключ | изключено | Изпраща седмичен имейл до вас с обобщение на неплатените фактури. |
Кога тръгва и кога спира напомняне
Напомнянията се отнасят само за просрочени фактури, тоест за документи с изминал падеж, които не са отбелязани като платени. Отбелязването на плащане сваля документа от просрочените и той спира да участва в графика. Ключът „Активирай напомняния за просрочие“ спира всички напомняния наведнъж.
Напомнянето е имейл до клиента, затова клиентът трябва да има попълнен имейл адрес в данните си. Как се отбелязва плащане и как се движат статусите: Изпращане и проследяване.
Седмичен отчет за просрочия
Този ключ не изпраща нищо на клиентите. Той пуска седмично писмо до вас с обобщение на неплатените фактури, за да следите вземанията, без да отваряте приложението. Записва се със същия бутон като графика.
Ръчно напомняне
Извън графика можете да напомните и на ръка, от самия документ. Натискате „Изпрати“ и се отваря прозорецът „Изпращане на имейл“.
| Поле | Какво съдържа |
|---|---|
| От | подателят на писмото |
| До | имейлът на клиента от неговите данни |
| CC | допълнителни получатели, разделени със запетая |
| Тема | заглавието на писмото |
| Съдържание | текстът, с превключване между „Код“ и „Преглед“ |
Писмото носи линк, който клиентът отваря, за да види документа. Ако сте изпратили документа току-що, приложението изчаква и показва „Документът беше изпратен наскоро“. Има и таван на изпращанията за един документ.
Лимити и планове
| План | Автоматични напомняния | Седмичен отчет | Забележка |
|---|---|---|---|
| Pro | не | не | Разделът е затъмнен зад карта „Отключете автоматичните напомняния“ с бутон „Надградете плана“. |
| Business | да | да | Пълен достъп до графика и до отчета. |
| Enterprise | да | да | Същото като Business. |
Ръчното изпращане на документ по имейл работи във всички планове.
Чести въпроси
Мога ли да изключа напомнянията за един клиент?
Настройката е на ниво фирма и важи за всички просрочени фактури. За да спрете напомнянията по конкретна фактура, отбележете я като платена. За да ги спрете изцяло, изключете ключа.
Колко напомняния получава един клиент?
Най-много три за една фактура, по едно на всяко число от графика.
Защо не тръгват напомняния, въпреки че ключът е включен?
Проверете дали фактурата наистина е просрочена, тоест дали падежът ѝ е минал и не е отбелязана като платена, и дали клиентът има имейл адрес в данните си.
Кой може да променя тези настройки?
Настройките са на ниво фирма и се променят от Настройки. Кой какво вижда: Екип и роли.
Как се задава падеж на фактурата и как тя стига до клиента: Изпращане и проследяване. Просрочените суми се следят и в Анализи.