Покупки
Разходните документи от край до край: качване на PDF или снимка, автоматично разпознаване на сумите и ДДС, преглед с потвърждение или отхвърляне, ръчно въвеждане, доставчици и падежи, и мястото на разхода в таблото и справките.
Модули · 8 мин четене
Какво има в раздела
Покупки събира фактурите от доставчици, касовите бележки и другите разходни документи в три подраздела, които се сменят от лентата под заглавието.
- „Разходи“: списъкът с всички разходни документи, с търсене, филтри, групиране по период и групови действия.
- „Доставчици“: същите документи, сумирани по доставчик, с неплатеното и последния документ.
- „За плащане“: неплатените документи, подредени по падеж.
Тук влизат само документите, които получавате. Ваши документи, издадени преди или извън smetni.app, се качват в Продажби → Импорт.
Качване и разпознаване
Как да качите разходни документи
- Отворете Покупки и натиснете „Нов разход“, после „Качи файлове“.
- Пуснете файловете в полето или натиснете „Изберете файлове“. Приемат се PDF, JPG и PNG, до 10 MB на файл и до 100 файла наведнъж.
- Изчакайте реда на всеки файл: първо „Разпознаване...“, после името на доставчика и сумата, или „Не е разпознат, попълнете ръчно“.
- Натиснете „Прегледай един по един“, за да минете партидата веднага, или „Остави за преглед“, за да я оставите за по-късно.
Файловете могат да се пуснат и направо върху списъка с разходи. Всеки качен файл се записва като разход със статус „За преглед“, дори когато разпознаването не е успяло, а оригиналът остава прикачен.
Някои файлове се отказват с обяснение: PDF с парола, PDF с повече от 25 страници, повреден файл, файл над 10 MB и файл, който не изглежда като фактура или касова бележка.
Как да прегледате и потвърдите разход
- Отворете разхода от списъка или продължете партидата; броячът горе показва „Документ N от M“.
- Сравнете формата с оригинала до нея; „Уголеми“, „Приближи“ и „Отдалечи“ увеличават страницата.
- Прочетете реда със сверката: той казва дали сумите съвпадат с разпознатите от документа.
- Коригирайте полетата и редовете, ако нещо е разчетено грешно, и изберете категория.
- Натиснете „Потвърди разхода“, а в партида „Потвърди и следващ“. „Прескочи“ оставя документа за преглед.
Как да отхвърлите документ
- Отворете разхода и натиснете „Отхвърли“.
- Попълнете „Основание (по избор)“ и потвърдете с „Отхвърли разхода“.
- Отхвърленият документ остава в списъка с лента „Отхвърлен документ.“ и основанието.
- Върнете го с „Възстанови за преглед“ или го премахнете с „Изтрий“; изтриване е възможно само за отхвърлени и е необратимо.
Ръчно въвеждане
Как да въведете разход без файл
- Натиснете „Нов разход“, после „Ръчно въвеждане“.
- Попълнете доставчика, номера на документа и датата на издаване.
- Добавете редовете с „Добави ред“: описание, количество, единична цена и ДДС ставка.
- Изберете категория, начин на плащане и валута и натиснете „Запази разхода“.
Ръчно въведеният разход се записва направо като „Потвърден“ и не минава през преглед. Възнагражденията и осигуровките се водят по месеци в Персонал.
Списък, филтри и групови действия
Списъкът се стеснява с търсене по доставчик, филтър „Период“, бутоните „Всички“, „За преглед“, „Потвърдени“ и „Отхвърлени“ и филтър по категория. „Групиране“ подрежда редовете по месец, тримесечие или година; по подразбиране е по месец. Всяка група и целият списък имат ред „Общо“ с общата сума и ДДС.
Отметките пред редовете отварят лентата с групови действия: „Потвърди“, „Отхвърли“, „Отбележи като платени“, „Изтегли“ и „Изтрий“. Като платени се отбелязват само потвърдени неплатени разходи, а изтриването важи само за отхвърлени. „Изтегли“ прави архив с оригиналите на избраните документи; при твърде голяма селекция стеснете периода.
Доставчици и падежи
Подразделът „Доставчици“ сумира документите по доставчик: брой документи, общо, неплатено и последен документ, а до името стои колко чакат преглед и колко са просрочени. „Виж разходите“ отваря списъка само за този доставчик. Доставчиците се появяват сами от потвърдените и чакащите документи, без отделен адресник.
Подразделът „За плащане“ подрежда неплатените документи в четири групи: „Просрочени“, „До 7 дни“, „По-късно“ и „Без падеж“, с общата сума за плащане и отделно просроченото. „Отбележи като платен“ работи и на един ред, и групово.
Полета
| Поле | Тип | Задължително | Описание |
|---|---|---|---|
| Име на доставчика | текст | да | Фирмата, издала документа; по нея се групират доставчиците. |
| ЕИК | текст | не | Идентификаторът на доставчика, ако е изписан на документа. |
| ДДС номер | текст | не | ДДС номерът на доставчика, ако е изписан на документа. |
| Тип документ | избор | да | Фактура, кредитно или дебитно известие; кредитното носи отрицателни суми. |
| Номер на документа | текст | да | Номерът на доставчика; записва се както е и не заема номер от вашите серии. |
| Дата на издаване | дата | да | Датата от документа; по нея разходът попада в период и в справките. |
| Падеж | дата | не | Срокът за плащане; определя групата в „За плащане“ и дали разходът е просрочен. |
| Начин на плащане | избор | да | Банков превод (по подразбиране), карта или в брой. |
| Валута | избор | да | EUR по подразбиране; друга валута се записва в нея. |
| Категория на разхода | избор | да | Едно от четиринадесетте пера, „Друго“ по подразбиране. |
| Редове | списък | да | Описание, количество, единична цена и ДДС ставка; от тях се смятат сумите. |
| Бележка | текст | не | Свободен текст към разхода. |
Категориите за разходни документи са: офис консумативи, софтуер и абонаменти, наем, транспорт и куриери, комунални услуги, реклама и маркетинг, представителни, външни услуги, материали и консумативи, застраховки, ремонт и поддръжка, банкови такси, обучение и друго. Категориите за персонал се предлагат само в раздел Персонал. Разходът пази и как е добавен, от кого и кога.
При запис данъчната основа плюс ДДС трябва да е равна на общата сума. Разход в чужда валута носи до сумите курса към валутата на фирмата, фиксиран към датата на издаване. Вижте Валути и обменни курсове.
Статуси
| Статус | Кога се появява | Действие | Какво следва |
|---|---|---|---|
| За преглед | след качване | Потвърди | Разходът влиза в разходите за периода и в ДДС за периода. |
| Потвърден | след потвърждение или ръчно въвеждане | Редактирай | Промените се записват, статусът остава Потвърден. |
| Отхвърлен | след отхвърляне | Възстанови за преглед | Документът се връща в списъка за преглед. |
Плащането е отделно от статуса. Потвърденият разход носи „Платен“ или „Неплатен“, отбелязва се от детайла, от списъка или от „За плащане“, и пази деня на плащане. Неплатен разход с минал падеж се показва като просрочен.
Разходът в таблото и справките
Потвърдените разходи се сумират в таблото като „Разходи (без ДДС)“ и участват в ДДС за периода: данъчният кредит от покупките се приспада от начисления ДДС по продажбите, а резултатът е „За внасяне“ или „За възстановяване“. В Анализи същите суми се разбиват на „Разходи по категории“. Вижте Анализи и ДДС и данъчни ставки.
Лимити и планове
Покупки работи еднакво във всички планове и броят разходни документи не се таксува. Трите лимита, които разделят плановете, са клиенти, потребители в екипа и файлово пространство; от тях Покупки опира само в мястото, което оригиналите заемат заедно с останалите файлове: 10 GB в Pro, 100 GB в Business и 250 GB в Enterprise. Когато мястото свърши, качването спира със съобщение да изтриете стари документи или да надградите плана. Вижте Файлове.
Чести въпроси
Какво става, ако сумите не се разпознаят?
Документът пак се записва като „За преглед“ и с прикачен оригинал, а редът при качването казва „Не е разпознат, попълнете ръчно“. Отваряте разхода и попълвате полетата от оригинала до формата.
Мога ли да променя вече потвърден разход?
Да. От детайла натискате „Редактирай“, променяте полетата и записвате; статусът остава „Потвърден“. Изтриване е възможно само след отхвърляне.
Как счетоводителят получава документите?
Оригиналите остават към разходите и влизат в архива „Изтегли всичко“ от раздел Файлове. За избрани редове същото прави груповото действие „Изтегли“.
Какво става, ако разходен документ попадне в Импорт?
Прегледът го отбелязва под „Проверете преди одобрение“ с „Документът изглежда издаден от друга фирма. За разходни документи използвайте Покупки.“
Оригиналът се пази към разхода и се вижда в раздел Файлове под „Покупки“, откъдето се преглежда и изтегля. Вижте Файлове.