Политика за поверителност

Тази политика описва как обработваме лични данни, когато посещавате smetni.app, регистрирате се или използвате платформата за фактуриране и клиентския портал. Обработваме лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 (ОРЗД) и Закона за защита на личните данни. Администратор е:

Нефуъркс ЕООД · ЕИК 207138187 · ДДС № BG207138187 · бул. „Черни връх“ № 51, Промишлена зона Хладилника, р-н Лозенец, гр. София 1407, България

За въпроси относно личните данни пишете на info@smetni.app.

Данни за акаунта и идентификация

Име, имейл адрес, работно пространство и роля в организация, както и метаданни от удостоверяване (време и IP адрес на влизане). Входът и паролите се управляват от нашия доставчик на удостоверяване WorkOS; ние не съхраняваме паролата ви.

Клиентски данни (данни, които вие въвеждате)

Данни за вашата фирма (наименование, ЕИК, ДДС номер, адрес, банкови данни, лого), клиентски записи (име, адрес, ЕИК/ДДС, имейл, контакти), съдържание на фактури и документи, както и документи и прикачени файлове, които качвате (например разходни документи). За личните данни на вашите клиенти, съдържащи се в Клиентските данни, администратор сте вие или вашата организация, а ние действаме като обработващ по ваше възлагане; задълженията на администратор към вашите клиенти, включително информирането им, са ваша отговорност. Задълженията ни като обработващ са уредени в Споразумението за обработка на данни.

Данни за абонамент и плащания

Плащанията се обработват от Stripe. Не съхраняваме номер на картата или пълни картови данни на нашите сървъри; получаваме и пазим само метаданни за фактуриране като план, сума, номер на фактура, марка на картата и последните 4 цифри.

Данни за устройство и използване

Сървърни логове (IP адрес, потребителски агент, заявен URL, времеви маркер, код на отговор), съхранявани за сигурност и отстраняване на грешки. С вашето съгласие: продуктови анализи (PostHog) и телеметрия за производителност и грешки (Grafana Faro) в приложението и клиентския портал, както и уеб анализи (Google Analytics, PostHog) на уебсайта.

Комуникация с поддръжката

Ако се свържете с нас, запазваме съобщението и приложенията, за да отговорим на въпроса ви и да подобрим услугата.

Обработваме лични данни на следните основания съгласно чл. 6 от ОРЗД:

• Изпълнение на договор (чл. 6, ал. 1, б. „б“): за предоставяне на Услугата, управление на акаунта, обработка на плащанията и отговор на запитвания за поддръжка.
• Законово задължение (чл. 6, ал. 1, б. „в“): за спазване на българското и европейското законодателство, включително счетоводни, данъчни и свързани с противодействие на изпирането на пари правила.
• Легитимни интереси (чл. 6, ал. 1, б. „е“): за поддържане на сигурността, предотвратяване на измами и злоупотреби и защита на правата ни. Балансираме тези интереси спрямо вашите права и свободи.
• Съгласие (чл. 6, ал. 1, б. „а“): за аналитични и телеметрични бисквитки и подобни технологии, както и за директен маркетинг. Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време, без това да засяга предходната обработка.

Платформата предлага незадължителни функции с изкуствен интелект: автоматично извличане на структурирани данни от документи, които качвате, например разходни документи и импортирани продажбени документи. Тези функции се изпълняват само когато ги използвате.

Когато използвате такава функция, съдържанието на качения файл се предава през нашия шлюз, хостван в ЕС (AWS Франкфурт), към нашия доставчик на модел с изкуствен интелект Google LLC (Gemini API, САЩ, сертифициран по Рамката за защита на данните ЕС-САЩ), единствено за генериране на предложение за извлечени данни. Съдържанието не се използва от нас, нито, съгласно приложимите условия на услугата, от доставчика за обучение на модели с изкуствен интелект.

Предложението се показва на вас за преглед; нищо не се записва във вашите документи без вашето потвърждение. Не се вземат решения с правни последици за вас единствено въз основа на автоматизирана обработка (чл. 22 от ОРЗД).

Когато качените документи съдържат лични данни на ваши клиенти или други трети лица, тази обработка е част от отношението администратор-обработващ, описано в раздел 2: вие решавате дали да използвате функцията, а ние обработваме съдържанието само за да ви върнем предложението.

Споделяме лични данни само с доставчици на услуги, които ни помагат да предоставяме Услугата, обвързани със споразумения за обработка на данни:

• Amazon Web Services (ЕС).
• WorkOS (САЩ).
• Stripe (ЕС и САЩ).
• Resend (Plus Five Five, Inc., САЩ).
• Google LLC (САЩ).
• PostHog (ЕС и САЩ).
• Grafana Labs (ЕС и САЩ).
• OpenAI, L.L.C. (САЩ).

Доставчиците, които обработват Клиентски данни от ваше име, с целта, мястото на обработване и механизма за трансфер за всеки от тях, са посочени в Приложение В към Споразумението за обработка на данни.

Можем да разкриваме лични данни и когато това се изисква от закона, по съдебно разпореждане или за защита на нашите законови права, както и пред професионални съветници, счетоводители и одитори, обвързани с конфиденциалност. Не продаваме лични данни.

Клиентските данни и данните за акаунта се хостват в Европейския съюз (AWS Франкфурт, eu-central-1).

Някои доставчици обработват ограничени данни извън ЕС, основно в САЩ. Когато лични данни напускат ЕС, се позоваваме на Рамката за защита на данните ЕС-САЩ (EU-U.S. Data Privacy Framework), когато получателят е сертифициран, или на Стандартните договорни клаузи, одобрени от Европейската комисия, допълнени с подходящи технически и организационни мерки.

Съхраняваме лични данни само за времето, необходимо за целите, описани в тази политика:

• Данни за акаунта и Клиентски данни: докато акаунтът ви съществува. След изтичане на абонамента акаунтът остава в режим само за четене и данните са достъпни за вас, докато предоставяме Услугата.
• Сървърни логове и логове за сигурност: за ограничен период, съобразен с нуждите на сигурността и диагностиката, по-дълго при разследване на инцидент.
• Аналитични данни: обобщени или псевдонимизирани метрики, до 26 месеца в Google Analytics и до 12 месеца в PostHog.

След изтичане на приложимия срок данните се изтриват или необратимо анонимизират.

Прилагаме индустриално стандартни технически и организационни мерки за защита на данните, включително TLS 1.2+ криптиране при предаване и AES-256 криптиране при съхранение, съхранение на продуктовата база данни в ЕС (AWS Франкфурт), контрол на достъпа по принципа на най-малките привилегии и роли, автоматични ежедневни резервни копия с възстановяване към момент във времето, както и логване и наблюдение на административния достъп.

Използваме малък брой бисквитки и подобни технологии, за да поддържаме сесията ви, да запомним предпочитанията ви и, с вашето съгласие, да измерваме използването. Пълните подробности са в Политиката за бисквитки.

Можем да актуализираме тази политика при промяна на услугата или законодателството; датата на влизане в сила в горната част отразява последната редакция. За съществени промени ще ви уведомим по имейл (за регистрирани потребители) или чрез съобщение на сайта поне 14 дни преди влизането им в сила.