Реквизити на фактурата: пълен списък по чл. 114 от ЗДДС

Фактурата трябва да съдържа всички реквизити по чл. 114, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС): наименование, десетразряден номер, дата, данни за доставчика и получателя, вид и дата на доставката, цена и данъчна основа, ставка или основание за неначисляване на данъка и размер на данъка. Фактурата се издава до 5 дни от данъчното събитие, а данъчната основа и данъкът се посочват в евро.

Кои са задължителните реквизити на фактурата

Задължителните реквизити на фактурата са изброени в чл. 114, ал. 1 от ЗДДС: 15 точки, от които т. 6 е отменена, а т. 14 и т. 15 се прилагат само в определени случаи. Средната колона следва текста на закона, като тиретата в него са заменени със запетаи, а дясната дава пояснение и пример.

Пример: фактура за 1 000,00 € плюс ДДС

Фирма, регистрирана по ЗДДС, завършва поръчка за уебсайт на 30 септември 2026 г. и издава фактура на 2 октомври 2026 г., в 5-дневния срок по чл. 113, ал. 4 от ЗДДС. Реквизитите изглеждат така:

Сумата за плащане от 1 200,00 € тук не е задължителна, защото е равна на данъчната основа и данъка. Тя става задължителна, когато клиентът дължи различна сума, например когато фактурата включва и разходи, направени от името и за сметка на клиента, които той възстановява на доставчика. Те не влизат в данъчната основа, когато са посочени изрично в счетоводството на доставчика (чл. 26, ал. 5, т. 4 от ЗДДС).

Какво се пише, когато във фактурата няма ДДС

Когато във фактурата не се начислява ДДС, тя посочва правното основание за това (чл. 114, ал. 1, т. 12 от ЗДДС). Когато данъкът е изискуем от получателя, ставката и размерът на данъка не се посочват, а се вписва „обратно начисляване“ и основанието за това (чл. 114, ал. 4). Конкретните текстове за повечето случаи са определени в чл. 79 от Правилника за прилагане на ЗДДС (ППЗДДС).

Лицето, което не е регистрирано по ЗДДС, няма право да посочва данък във фактурите си (чл. 113, ал. 9 от ЗДДС). От 1 януари 2026 г. лице, установено в България, чийто годишен оборот в страната не надвишава 51 130 € нито през текущата, нито през предходната календарна година, може да прилага режима за малки предприятия в страната. Режимът се счита за приложен, докато лицето не е регистрирано по чл. 96, ал. 1 или чл. 100, ал. 1 (чл. 168д, ал. 1, 2 и 4), и фактурите му могат да не съдържат т. 12, 14 и 15 (чл. 114, ал. 7, т. 1). Т. 12 включва и основанието за неначисляване на данък, затова такава фактура може да не посочва основание. Ако все пак го посочите, ППЗДДС, последно изменен през 2024 г., предписва текста „чл. 113, ал. 9 от закона“ (чл. 79, ал. 2, т. 2).

В каква валута се посочват сумите във фактурата

Сумите във фактурата могат да бъдат в която и да е валута, при условие че данъчната основа и размерът на данъка се посочат в евро (чл. 114, ал. 5 от ЗДДС). Равностойността в евро се изчислява по последния обменен курс, публикуван от Европейската централна банка към момента, в който данъкът става изискуем (чл. 26, ал. 6 от ЗДДС).

Пример с условен курс 1 € = 1,1000 USD, само за илюстрация: фактура към клиент в България за 1 100,00 USD без ДДС посочва и данъчна основа 1 000,00 €, и ДДС 20% в размер на 200,00 €. Сумите в долари могат да останат в редовете, но двете суми в евро са задължителни.

Какво е опростена фактура и кога е допустима

Опростената фактура е фактура без реквизитите по т. 12, 14 и 15 от чл. 114, ал. 1 от ЗДДС: без ставката или основанието за неначисляване, без сумата за плащане и без данните за ново превозно средство. ЗДДС не използва този термин, но с него се описва фактурата по чл. 114, ал. 7. Тя е допустима в два случая:

• 01Данъчната основа и данъкът заедно не надвишават 100 € (чл. 114, ал. 7, т. 2 от ЗДДС).
• 02Доставчикът прилага специален режим за малки предприятия по глава двадесет и първа „б“ от ЗДДС (чл. 114, ал. 7, т. 1).

Прагът от 100 € не се прилага за доставки с място на изпълнение в друга държава членка, за вътреобщностни доставки и за дистанционни продажби на стоки (чл. 114, ал. 7, т. 2). ППЗДДС уточнява, че ал. 7 се прилага само за доставки с място на изпълнение в България (чл. 79, ал. 16). Всички останали реквизити остават задължителни, а при фактура до 100 € това включва и размера на данъка по т. 13.

Пример: консумативи за 80,00 € плюс 16,00 € ДДС, общо 96,00 €, продадени на фирма в България. Фактурата може да не посочва ставката от 20%, но посочва данъчната основа 80,00 € и данъка 16,00 €. При продажба за 90,00 € плюс 18,00 € ДДС общата сума е 108,00 € и фактурата трябва да съдържа всички реквизити.

Трябват ли подпис и печат на фактурата

Подписът и печатът не са реквизити на фактурата; такива не са и падежът и начинът на плащане. Чл. 114, ал. 1 от ЗДДС не ги изброява, а чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството (ЗСч) изисква от документа към външен получател наименование и номер, дата, данни за издателя и получателя и предмет на операцията, без подпис. Законът за счетоводството изисква подпис на съставителя само за документ, който засяга единствено дейността на предприятието (чл. 6, ал. 3, т. 5 от ЗСч).

Полетата „Съставил“ и „Получил“ могат да останат във фактурата, но законът не ги изисква. Електронната фактура също не се нуждае от квалифициран електронен подпис: ЗДДС го посочва само като примерна технология (чл. 114, ал. 11, т. 1).

Как се номерират фактурите

Номерът на фактурата е десетразряден, съдържа само арабски цифри и може да е базиран на една или повече серии според отчетните нужди на фирмата (чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС). Номерата растат без дублиране и пропуски и не зависят от вида на документа, затова фактурите, дебитните и кредитните известия се номерират в обща редица (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС). Номерацията не започва отначало с новата година (чл. 78, ал. 3), а поделенията и обектите могат да ползват свой диапазон от номера (чл. 78, ал. 4). Анулираните документи не се унищожават и всички екземпляри се пазят при издателя (чл. 78, ал. 5). Как се настройва кочанът, е описано в ръководството Номериране на документи.

Кога се издава фактурата

Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие, а при авансово плащане не по-късно от 5 дни от датата на получаване на плащането (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС). За някои случаи законът определя друг срок:

Примери със срокове: услуга, завършена на 30 септември 2026 г., се фактурира до 5 октомври 2026 г. Аванс, получен на 12 октомври 2026 г., се фактурира до 17 октомври 2026 г. Вътреобщностна доставка на стоки с данъчно събитие на 20 октомври 2026 г. се фактурира до 15 ноември 2026 г. Когато авансовите фактури покриват цялата стойност на доставката, при данъчното събитие нова фактура може да не се издава (чл. 79, ал. 8 от ППЗДДС).

Регистрираните по ЗДДС търговци отразяват продажбите на физически лица без фактура в месечен отчет за извършените продажби (чл. 119 от ЗДДС), както е описано в статията Stripe и българската фактура.

На какъв език се издава фактурата

ЗДДС не урежда езика на фактурата; изискването идва от Закона за счетоводството. Счетоводните документи се съставят на български език, с арабски цифри и в евро, а при сделки, уговорени в чуждестранна валута с чуждестранни контрагенти, могат да се съставят и на съответния чужд език в чуждестранна валута (чл. 5, ал. 1 от ЗСч). Счетоводният софтуер трябва да позволява изходните документи да са на български език (чл. 11, ал. 2 от ЗСч).

Двуезичната фактура, например на български и английски, отговаря и на двете изисквания. Изключението за чужд език в чл. 5, ал. 1 е формулирано за сделки в чуждестранна валута. При сделка в евро с чуждестранен клиент то не е изрично, затова двуезичната фактура е по-сигурният избор. При съмнение се консултирайте със счетоводителя си.

Какво съдържа кредитното или дебитното известие

Известието към фактурата съдържа всички реквизити по чл. 114 от ЗДДС и още два: номера и датата на фактурата, към която е издадено, и основанието за издаването му (чл. 115, ал. 4 от ЗДДС). Дебитно известие се издава при увеличение на данъчната основа, а кредитно при намаление на основата или при разваляне на доставката (чл. 115, ал. 3). Срокът е 5 дни от обстоятелството (чл. 115, ал. 2), а номерът е от общата редица с фактурите (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС).

Грешно съставена фактура не се поправя с известие: поправки и добавки не се разрешават, а документът се анулира и се издава нов (чл. 116, ал. 1 от ЗДДС). Ако той вече е отразен в дневниците на някоя от страните, за анулирането се съставя и протокол за всяка страна (чл. 116, ал. 4).

Електронна фактура: какво изисква законът днес

Електронната фактура е допустима, когато получателят я приема с писмено или мълчаливо съгласие (чл. 114, ал. 9 от ЗДДС). Мълчаливото съгласие включва обработването или плащането на получените фактури (чл. 78, ал. 11 от ППЗДДС). Електронната фактура се смята за издадена на датата, на която е предоставена така, че клиентът да може да я получи (чл. 113, ал. 12 от ЗДДС).

Счетоводният документ може да е електронен документ в какъвто и да е електронен формат (чл. 4, ал. 5 от ЗСч), например PDF, изпратен по имейл. Всяко данъчно задължено лице осигурява за издадените и получените фактури автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта им до края на срока на съхранението, например чрез контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата и доставката (чл. 114, ал. 6 и 10 от ЗДДС). Хартиената фактура се издава най-малко в два екземпляра (чл. 113, ал. 2).

Чести грешки във фактурите

• 01Номер с букви, тире или по-малко от 10 цифри, например INV-2026-15 (чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС).
• 02Отделна номерация за кредитните известия, която започва от 1 (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС).
• 03Липсваща дата на данъчното събитие, защото съвпада с датата на издаване; т. 10 се посочва винаги.
• 04„Без ДДС“ или нулева ставка без правно основание (чл. 114, ал. 1, т. 12 от ЗДДС).
• 05Данъчна основа и ДДС само в щатски долари, без сумите в евро (чл. 114, ал. 5).
• 06Поправка на издадена фактура вместо анулиране и издаване на нов документ (чл. 116, ал. 1).
• 07Изтрит или повторно използван номер на анулирана фактура (чл. 78, ал. 2 и 5 от ППЗДДС).

Как да издам фактура: кратък списък за проверка

1. Наименование, адрес и ЕИК или ДДС номер на клиента (т. 7 и 8).
2. Десетразряден номер, следващ в редицата (т. 2).
3. Дата на издаване и дата на данъчното събитие или на аванса (т. 3 и 10).
4. Вид и количество, единична цена без ДДС и отстъпки (т. 9 и 11).
5. Ставка или основание за неначисляване на ДДС (т. 12 и ал. 4).
6. Данъчна основа и ДДС в евро (ал. 5).
7. Издаване до 5 дни от данъчното събитие или от аванса (чл. 113, ал. 4).
8. Фактурите се съхраняват поне 10 години (чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закона за счетоводството) и до 5 години след изтичане на давностния срок за задължението, което удостоверяват (чл. 121, ал. 1 от ЗДДС). Прилага се по-дългият срок.

В smetni.app

В модула Продажби на smetni.app номерът се поставя при издаване от избрания кочан, а анулираният номер остава към документа и не се използва повторно. Можете да имате повече от един кочан и да изберете валутата и езика на документа, например английски. Кредитните и дебитните известия се свързват с оригиналната фактура, получават следващия номер от нейния кочан, в същата редица с фактурите, и носят основанието за корекцията. Ако фирмата ви не е регистрирана по ДДС, основанието по чл. 113, ал. 9 се отпечатва автоматично: вижте smetni.app за фрийлансъри. Стъпките са описани в ръководствата Първа фактура и Продажби.