Stripe и българската фактура: какво да знае онлайн търговецът

Приемате картови плащания през Stripe, парите пристигат по сметката, клиентите са доволни. После идва краят на месеца и счетоводителят пита за документите. Този материал обобщава какво точно дължи на НАП един български онлайн търговец, който събира плащания през Stripe, и кои задачи не се решават от само себе си.

Какво прави Stripe и какво не прави

Stripe е канал за плащане. Той събира парите, но издаването на български данъчни документи остава изцяло ваше задължение.

Stripe има и продукт за фактури (Stripe Invoicing), но по подразбиране документите му не покриват изискванията на ЗДДС за българска фактура:

• Номерът на фактурата трябва да е десетразряден, само с арабски цифри, в растяща редица без дублиране и пропуски (чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС и чл. 78 от ППЗДДС). Stripe номерира с буквено-цифров префикс, тире и пореден номер, например 586A2E-0139. От настройките не може да се получи чисто цифров десетразряден номер.
• Кредитните известия в Stripe получават автоматичен номер, който не може да се задава. Българското известие се номерира в същата десетразрядна редица като фактурите (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС).
• Датата на данъчното събитие или на получаване на плащането е задължителен реквизит (чл. 114, ал. 1, т. 10 от ЗДДС). Stripe няма отделно поле за нея: може да се посочи дата на доставка по ред или в допълнително поле, но това изисква допълнителна настройка или интеграция чрез API.
• Вграденото поле за данъчен номер в Stripe Checkout приема само ДДС номер. ЕИК на българска фирма без регистрация по ЗДДС може да се събере в допълнително поле. Пренасянето му във фактурата изисква допълнителна настройка или интеграция; полетата на ниво клиент могат да се наследяват от следващите фактури.

Затова установената практика е проста: Stripe събира плащането, а фактурата се издава в българска система за фактуриране, в собствена непрекъсната номерация.

Продажби на физически лица: кога изобщо трябва фактура

За продажби към данъчно незадължени физически лица фактура може да не се издава (чл. 113, ал. 3, т. 1 от ЗДДС). Ако клиентът поиска фактура, тя се издава (чл. 113, ал. 6). Когато получателят е фирма, организация или институция, фактурата е задължителна и се издава не по-късно от 5 дни от данъчното събитие, а при авансово плащане от получаването на плащането (чл. 113, ал. 4).

Вместо фактура за всяка B2C продажба регистрираните по ЗДДС търговци съставят за всеки месец отчет за извършените продажби (чл. 119 от ЗДДС). Съдържанието му е определено в чл. 112, ал. 3 от ППЗДДС: данъчните основи и ДДС поотделно по ставки (20%, 9%, 0%), освободените доставки и другите доставки без данък. Отчетът се съставя най-късно в последния ден на месеца и се вписва в дневника за продажбите като един документ. По избор може да се съставят отделни отчети за всеки ден или обект.

Картата и касовият бон

Тук е най-честото недоразумение. Плащането с карта онлайн по правило изисква фискален бон. Чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18 освобождава плащанията чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит, наличен паричен превод и пощенски паричен превод. Картовите плащания, включително през Stripe, не са в този списък. НАП потвърждава, че задължението зависи от начина на плащане, а не от начина, по който търговецът получава парите.

Изключение, важно за абонаменти: при абонаментни услуги с повтарящо се изпълнение, платени неприсъствено с карта въз основа на предварително съгласие на клиента, вместо фискален бон е достатъчен документ с данните по чл. 52о, ал. 1, т. 1 и 5 и данните на търговеца (чл. 3, ал. 1а, т. 1 от Н-18).

За онлайн магазините съществува алтернативен режим (чл. 3, ал. 17 от Н-18), при който вместо касов апарат магазинът:

1. се регистрира като електронен магазин в НАП преди започване на дейност;
2. издава за всяка продажба документ по чл. 52о с QR код и десетразряден номер, уникален за цялата дейност на магазина и търговеца;
3. подава месечен одиторски файл към НАП до 15-о число на следващия месец.

Полезни уточнения, които често се пропускат:

• От 2021 г. (ДВ, бр. 17 от 2021 г.) режимът е достъпен и за магазини, които приемат и други плащания, например наложен платеж. За другите плащания важат общите правила по чл. 3, ал. 1: при пощенски паричен превод чрез лицензиран пощенски оператор фискален бон не се издава, но клиентът получава документ за продажбата с изискваните данни.
• Когато за продажбата е издадена фактура, която съдържа данните по чл. 52о, ал. 1, т. 3 до 6, отделен документ по чл. 52о може да не се издава (чл. 52о, ал. 3).
• Картовите плащания трябва да постъпват по платежна сметка с титуляр търговеца, при банка или доставчик на платежни услуги в ЕС или в държава, която обменя банкова информация с България по данъчна спогодба. Парите могат първо да постъпят по сметка на доставчика, например в баланса в Stripe, ако след това се превеждат по сметката на търговеца (чл. 52п).
• Формулярът за регистрация на магазина иска данни за доставчика на платежни услуги и идентификатора на търговеца при него (Merchant ID). Номер на виртуален ПОС се посочва само ако има такъв. Stripe не издава номер на терминал, затова в практиката се посочват данните на Stripe Payments Europe, Limited и идентификаторът на акаунта (acct_...).

Изборът между касов апарат, електронен бон и алтернативния режим зависи от конкретния магазин и си струва да бъде направен заедно със счетоводителя ви. Част от въпросите около плащанията през платежни посредници имат и официални становища на НАП, които е добре да бъдат прегледани за вашия случай.

Месечното приключване със Stripe

Три неща чакат всеки месец:

• Брутен приход, отделни такси. Приходът се осчетоводява в пълен размер, таксите на Stripe са отделен разход, а по банковата сметка пристига нетна сума. Таксите се удържат при всяко плащане, а Stripe издава фактурата за тях до 10-о число на следващия месец. Тя групира таксите по датата на транзакцията, не на изплащането, затова изплащане в началото на месеца може да съдържа такси от предходния.
• Протокол по чл. 117 за таксите. Stripe не начислява ДДС върху таксите си за клиенти в България. За получените от Stripe Payments Europe, Limited услуги регистрираният по ЗДДС получател издава протокол по чл. 117 не по-късно от 15 дни от датата, на която данъкът е станал изискуем. Таксите за обработка на плащания обикновено са освободена финансова услуга по чл. 46, ал. 1, т. 3 от ЗДДС, но протокол се издава и тогава (чл. 81, ал. 6 от ППЗДДС). Така приема и НАП за такси на платежни доставчици от ЕС (изх. № 53-04-296 от 28.05.2018 г.). В становищата си за Stripe от 2025 и 2026 г. НАП приема, че таксите са освободени, когато са финансови услуги по чл. 46, ал. 1, т. 3, и облагаеми, когато не са, например при технически услуги. Таксите за услуги, които не са плащания, като Stripe Billing, Radar или Tax, НАП не е класифицирала поотделно. Според Съда на ЕС освобождаването не обхваща чисто технически услуги (дела C-350/10 Nordea и C-607/14 Bookit), затова по-сигурното третиране е протокол с 20% ДДС, а за нерегистрирани по ЗДДС лица това означава регистрация по чл. 97а. Потвърдете третирането със счетоводителя си.
• Равнение на изплащанията. Отчетът Balance summary в Stripe работи като банково извлечение за баланса ви, а Payout reconciliation показва кои плащания влизат във всяко изплащане. Заедно с експорта от страницата Transactions и месечната фактура за таксите това е, което счетоводителят ще поиска: пазете ги и сверявайте изплащанията с прихода.

Кратък списък за проверка

1. Фактурите се издават от система с непрекъсната десетразрядна номерация, не от Stripe.
2. За B2C продажбите се съставя месечен отчет за извършените продажби, а върнатите суми го намаляват.
3. Режимът по Н-18 за картовите плащания е изяснен със счетоводителя: касов апарат, електронен бон, изключението за абонаменти или алтернативният режим с одиторски файл.
4. За таксите на Stripe се издава протокол по чл. 117.
5. Изплащанията се сверяват с прихода всеки месец.
6. Фактурите се съхраняват поне 10 години (чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закона за счетоводството) и до 5 години след изтичане на давностния срок за задължението, което удостоверяват (чл. 121, ал. 1 от ЗДДС). Прилага се по-дългият срок.

Как smetni.app решава това

Точно това разминаване затваря връзката на smetni.app със Stripe: тя следи фактурите и кредитните известия в Stripe и издава българския документ вместо вас, без да пипате нищо след настройката.

Свързването е еднократно и отнема минути:

• 01В Настройки → Интеграции избирате „Свързване със Stripe“, за да създадете връзка.
• 02Задавате име и избирате кочана, от който да се номерират автоматичните фактури.
• 03Копирате Webhook URL на създадената връзка и добавяте с него webhook в Stripe.
• 04Поставяте подписващия ключ (Signing secret) от Stripe в настройките на връзката.
• 05Избирате едни и същи поддържани събития в Stripe и в smetni.app, запазвате настройките и включвате връзката.

Оттам нататък всичко по-горе се случва само:

• Всяка платена фактура в Stripe поражда българска фактура със следващия номер от избрания кочан, с пълните реквизити по чл. 114, и тя е платена от момента на издаването. Това важи за абонаментите и за плащанията, за които Stripe издава фактура. Еднократно плащане през Checkout без фактура в Stripe не поражда фактура.
• Кредитните известия в Stripe пораждат български кредитни известия, вързани към конкретната фактура, както изисква чл. 115. Затова връщайте суми по фактура чрез кредитно известие в Stripe, а не само като възстановяване на плащането.
• Клиентите се създават и обновяват от Stripe: име, имейл и адрес, а ЕИК или ДДС номер се попълва, когато липсва. Номерата минават същата проверка като при ръчно въведен клиент.
• По избор фактурата тръгва към клиента по имейл веднага след издаването, с линк към клиентския портал.

Във вашия списък остават само нещата, които никоя система не може да реши вместо вас: месечният отчет за B2C продажбите, режимът по Н-18 за касовия бон и протоколът по чл. 117 за таксите на Stripe. Разходите и плащанията са в същия акаунт. Как изглежда цялата работа на една SaaS фирма, вижте на страницата smetni.app за SaaS компании.