Проформа фактура: какво е и кога не стига

Проформа фактурата е търговски документ, с който доставчикът посочва цената и условията и иска плащане, преди да издаде фактура. Тя не е данъчен документ: Законът за данък върху добавената стойност (ЗДДС) познава само фактурата, известието към фактура и протокола (чл. 112, ал. 1). Проформата не се вписва в дневниците, не прави ДДС изискуем и не дава данъчен кредит. Щом клиентът плати по нея преди доставката, плащането е аванс и фактурата се издава до 5 дни от получаването му (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС).

Какво е проформа фактура

Проформа фактурата е покана за плащане, оформена като фактура, но без нейните правни последици. ЗДДС, Правилникът за прилагане на ЗДДС (ППЗДДС) и Законът за счетоводството (ЗСч) не я определят. ППЗДДС я споменава само в чл. 110, ал. 4, като един от документите, свързани с доставката, наред с формуляр за поръчка и оферта, които се прилагат към удостоверение за освобождаване от ДДС, например на дипломатически представителства и международни организации.

Затова проформата:

• 01Не се вписва в дневниците за продажбите и покупките, където се отразяват данъчни документи (чл. 124, ал. 2 и 4 от ЗДДС).
• 02Не прави ДДС изискуем. Данъкът става изискуем на датата на данъчното събитие или при получаване на авансово плащане (чл. 25, ал. 6 и 7 от ЗДДС), независимо дали е издадена проформа.
• 03Не дава данъчен кредит на купувача, който упражнява правото си с данъчен документ по чл. 114 и 115 от ЗДДС (чл. 71, т. 1).
• 04Не регистрира стопанска операция, а предлага бъдеща. Първичният счетоводен документ носи информация за стопанска операция, регистрирана за първи път (чл. 4, ал. 2 от ЗСч), затова в практиката проформата не се приема за първичен документ и не се осчетоводява.

Разлика между проформа и фактура

Разликата между проформа и фактура е в правния статус: фактурата е данъчен документ със срок, номер от общата редица и място в дневниците, а проформата няма нито едно от трите.

Кога проформата не стига: плащане преди доставката

Плащане по проформа, получено преди данъчното събитие, е авансово плащане и проформата вече не стига. ДДС става изискуем при получаването на плащането, за размера на плащането, и се приема, че данъкът е включен в сумата (чл. 25, ал. 7 от ЗДДС). Доставчикът издава фактура не по-късно от 5 дни от датата на получаване на плащането (чл. 113, ал. 4). Изключение е вътреобщностната доставка на стоки: авансът по нея не прави данъка изискуем, а фактурата, включително за аванса, се издава до 15-о число на месеца, следващ месеца на данъчното събитие (чл. 25, ал. 7 и чл. 113, ал. 5). Когато клиентът е данъчно незадължено физическо лице, фактурата не е задължителна (чл. 113, ал. 3, т. 1), но ДДС върху аванса пак става изискуем при получаването му.

Задължението да се издаде фактура е на всяко данъчно задължено лице, което е доставчик, а не само на регистрираните по ЗДДС: фактура се издава и „при получаване на авансово плащане“ преди доставката (чл. 113, ал. 1). Ако фактурата не бъде издадена в срок, данъкът се дължи за периода, в който е станал изискуем (чл. 86, ал. 2).

Когато клиентът плати по проформата цялата стойност преди доставката, плащането е аванс за 100%. Фактурата за него се издава до 5 дни от плащането, а след като тя е издадена, при доставката нова фактура може да не се издава (чл. 79, ал. 8 от ППЗДДС). Приспадането на частичен аванс, връщането на аванс и авансът във валута са описани в статията Фактура при авансово плащане.

Плащане при доставката след проформа

Когато клиентът плаща по проформата при или след доставката, плащането не е аванс и фактурата се издава до 5 дни от данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС). Данъчното събитие е датата, на която е прехвърлена собствеността върху стоката или е извършена услугата (чл. 25, ал. 2), и на тази дата ДДС става изискуем (чл. 25, ал. 6, т. 1). Датата на проформата и датата на плащането не променят срока.

Пример: проформа от 2 ноември 2026 г., собствеността върху стоката е прехвърлена с предаването ѝ на 4 ноември, а клиентът плаща на 20 ноември. Фактурата се издава до 9 ноември 2026 г.

Пример: проформа за 3 000,00 € плюс ДДС и аванс от 50%

„Доставчик“ ЕООД и „Клиент“ ООД, и двете регистрирани по ЗДДС, се договарят за маркетингова кампания за 3 000,00 € без ДДС: 50% аванс и остатък след приемането ѝ.

Общо по сделката данъчната основа е 3 000,00 €, а ДДС е 600,00 €: по 300,00 € за октомври и за ноември. Клиентът ползва данъчен кредит по двете фактури. Ако доставчикът се беше осланял на проформата и беше издал само една фактура на 6 ноември, ДДС от 300,00 € върху аванса пак щеше да се дължи за октомври (чл. 86, ал. 2 от ЗДДС), а справката-декларация за октомври щеше да е непълна.

Проформата не поражда счетоводен запис: записите следват плащанията и фактурите. Сметките са обичайните в практиката, а всяко предприятие прилага своя индивидуален сметкоплан (чл. 11, ал. 1, т. 5 от ЗСч).

Сметки: 503 Разплащателна сметка, 411/412 Клиенти и Клиенти по аванси, 401/402 Доставчици и Доставчици по аванси, 4531/4532 ДДС за покупките и за продажбите, 602 Разходи за външни услуги, 703 Приходи от услуги.

Какво да съдържа проформа фактурата

Законът не определя реквизити на проформа фактурата, затова съдържанието ѝ е въпрос на практика. Добрата проформа съдържа данните на бъдещата фактура и ясно показва, че не е фактура.

Десетразрядната редица е описана в статията Номерация на фактури, а задължителните реквизити на фактурата в Реквизити на фактурата. За клиент от чужбина вижте статията Фактура за чуждестранен клиент. Какво трябва да може програмата за фактури, е описано в статията Безплатна програма за фактури.

Проформа фактурата при купувача

Купувачът не ползва данъчен кредит и не признава разход по проформа фактура. Данъчният кредит се упражнява с данъчен документ по чл. 114 и 115 от ЗДДС, в който данъкът е на отделен ред (чл. 71, т. 1). За платен аванс правото възниква, когато данъкът стане изискуем (чл. 68, ал. 1, т. 2 и ал. 2), и се упражнява по фактурата за аванса, в същия период или в един от следващите 12 (чл. 72, ал. 1).

Платеното по проформа е предоставен аванс, а не разход. Какво става при доставката, зависи от предмета ѝ:

• 01Услугата се признава като разход при получаването ѝ, по принципа на начисляването (чл. 26, ал. 1, т. 4 от ЗСч).
• 02Стоката за препродажба и материалите за влагане в производството се заприхождават като материални запаси, тоест като текущ актив (т. 2 от СС 2 „Отчитане на стоково-материалните запаси“). Те стават разход, когато бъдат продадени или вложени (т. 34 от МСС 2 „Материални запаси“).
• 03Машината или друг дълготраен актив се капитализира и се амортизира през полезния си живот.

Амортизацията е описана в статията Счетоводна и данъчна амортизация. Ако до 5 дни след плащането няма фактура за аванса, поискайте я от доставчика.

Чести грешки

• 01Проформа вместо фактура за получения аванс. ДДС е изискуем при плащането (чл. 25, ал. 7 от ЗДДС), фактурата се издава до 5 дни (чл. 113, ал. 4), а закъснялата фактура не мести данъка в по-късен период (чл. 86, ал. 2).
• 02Проформа с десетразряден номер от редицата на фактурите, която трябва да е без пропуски (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС).
• 03Проформа без надпис „Проформа“, която изглежда като фактура. Купувачът може да я впише в дневника за покупките и да ползва кредит, на който няма право (чл. 71, т. 1 от ЗДДС).
• 04Купувачът осчетоводява разход по проформата. Платеното е аванс. При доставката услугата става разход (чл. 26, ал. 1, т. 4 от ЗСч), а стоката се заприхождава като материален запас и става разход при продажбата или влагането ѝ (т. 34 от МСС 2).
• 05Проформа, която не казва дали исканата сума включва ДДС. Ако клиентът преведе 1 500,00 €, данъкът е включен в тях (чл. 25, ал. 7): основа 1 250,00 € и ДДС 250,00 €.
• 06Фактурата чака плащането по проформата, когато доставката вече е извършена. Срокът тече от данъчното събитие, не от плащането (чл. 113, ал. 4).

В smetni.app

В smetni.app няма отделен документ „проформа фактура“. Видовете документи за продажба са фактура, оферта, дебитно и кредитно известие. Всички са включени във всеки план. Когато клиентът поиска проформа, преди да плати, в модула Продажби създавате оферта. Офертата получава собствен номер с префикс „Q-“, а не номер от редицата на фактурите, и има свои статуси: приета, отказана и изтекла. Приета оферта с клиент може да се превърне еднократно във фактура: тя се създава като чернова в кочана на офертата и получава десетразрядния си номер при издаване. След плащането издавате фактура за аванса, а когато клиентът плаща при доставката, фактура за доставката. Вижте ръководствата Продажби и Изпращане и проследяване.