Безплатна програма за фактури: какво трябва да може

Законът не изисква специална, сертифицирана или регистрирана в НАП програма за фактури: данъчните документи могат да се издават ръчно или автоматизирано (чл. 112, ал. 2 от ЗДДС). Безплатна програма, Word или Excel вършат работа, ако фактурата съдържа реквизитите, номерацията е без пропуски, спазвате сроковете и пазите документите. Разликата между инструментите е колко от това правят вместо вас.

Трябва ли програмата да е одобрена от НАП

Не. На страницата си за фактурирането НАП посочва, че „няма специален образец на фактурата“, а фактурата трябва да съдържа информацията по чл. 114, ал. 1 от ЗДДС и може да е на хартия или в електронен формат. Законът не предвижда регистрация, сертифициране или списък на програмите за фактури. Единственият списък на софтуер, който НАП води, е за софтуера за управление на продажби в търговски обект (СУПТО), а той е друго нещо.

Проектът за задължително електронно фактуриране от 2028 г. също не въвежда сертифициране на програмите за фактури. Той предвижда структурираните фактури да се издават през системата на НАП или през друг софтуер, който подава данните в реално време (проект на чл. 112, ал. 5 и чл. 120г, ал. 1 от ЗДДС). Проектът още не е приет.

СУПТО и касов апарат: кога ви трябват

Касов бон се издава за продажба в търговски обект, платена в брой, с карта, с ваучер или с друго заместващо парите средство (чл. 118, ал. 1 и 3 от ЗДДС). Фактурата не замества касовия бон, когато той е задължителен (чл. 118, ал. 1). Търговски обект може да е и офис или жилище, ако продавате оттам (§ 1, т. 41 от допълнителните разпоредби на ЗДДС), а касов бон се дължи, когато там ви плащат в брой или с карта.

Когато клиентът плаща по банков път, касов бон не се издава (чл. 3, ал. 1 от Наредба № Н-18 и чл. 9, ал. 1 от ЗДДФЛ). Фрийлансър или малка фирма, която издава фактури и получава плащания по сметка, има нужда само от програма за фактури.

Някои дейности са освободени от касов апарат изобщо (чл. 4 от Наредба № Н-18). За фрийлансърите най-важното изключение е свободната професия (т. 8). Свободна професия упражняват физически лица като консултанти, преводачи, архитекти, инженери и експерт-счетоводители, както и други лица, които работят за своя сметка, не са еднолични търговци и са самоосигуряващи се (§ 1, т. 29 от допълнителните разпоредби на ЗДДФЛ). Те не регистрират продажбите си чрез касов апарат дори при плащане в брой, но документират получения доход (чл. 9, ал. 2 от ЗДДФЛ). Изключението не важи за фирма (ЕООД, ООД) или едноличен търговец.

СУПТО е софтуер за управление на продажбите в търговски обект, в който се издават касови бонове (§ 1, т. 84 от допълнителните разпоредби на ЗДДС). Дори там използването му е по избор: търговецът „може да избере“ софтуер от списъка на НАП, но ако го избере, ползва само него (чл. 118, ал. 18). Плащанията с карта в онлайн магазин имат свои правила, описани в статията Stripe и българската фактура.

Word и Excel: законно, но с рискове

Фактура, направена в Word или Excel, е законна, ако съдържанието, номерацията, срокът и съхранението са спазени. Рисковете са практически:

• Номерацията се води на ръка. Лесно се получава пропуснат или повторен номер, а кредитните и дебитните известия трябва да продължават същата поредица.
• Издаденият файл може да се промени. Поправки и добавки във фактурите не се разрешават: грешната фактура се анулира и се издава нова (чл. 116, ал. 1 от ЗДДС). Анулираните документи също се пазят (чл. 78, ал. 5 от ППЗДДС).
• Сметките се правят на ръка. Данъчната основа и данъкът се посочват в евро, дори когато фактурата е в друга валута (чл. 114, ал. 5 от ЗДДС).
• Няма история. Трудно се доказва коя версия на файла е изпратена на клиента.

Какво трябва да може една безплатна програма за фактури

Първите редове идват от закона, останалите от практиката.

Програмата не замества касовия апарат, когато той е задължителен: при плащания в брой или с карта в търговски обект, освен ако дейността ви е освободена, например като свободна професия (чл. 4 от Наредба № Н-18).

Номерацията, когато смените програмата

Няма разпоредба за смяна на програмата, но правилата за номерацията дават отговора. Номерът нараства без дублиране и пропуски (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС) и не започва отначало с новата година (ал. 3). Затова:

• 01продължете от номера, който следва последната фактура в старата програма, или
• 02започнете отделна серия, която не може да се застъпи със старата;
• 03не издавайте от двете програми в един и същ диапазон;
• 04запазете документите от старата програма за целия срок на съхранение.

Как се задава началният номер в smetni.app, е описано в ръководството Номериране на документи.

Съхранение: защо ви трябва износ на данните

Фактурите се пазят 10 години, считано от 1 януари на следващата година (чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закона за счетоводството). Фактура от септември 2026 г. се пази поне до края на 2036 г. Законът за ДДС изисква данъчните документи да се пазят в оригиналния им вид до 5 години след изтичане на давността за задължението, което удостоверяват (чл. 121, ал. 1), и важи по-дългият от двата срока.

Когато издавате фактурите с програма, създадените данни се пазят в електронен вид за сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК, независимо дали ги пазите и на хартия (чл. 38, ал. 3). Затова преди да изберете безплатна програма, проверете дали можете да свалите всеки документ като PDF, дали можете да изнесете данните и какво става с тях, ако смените плана или закриете акаунта.

Електронна фактура: какво изисква законът днес

Фактура в PDF, изпратена по имейл, е електронна фактура. Тя е допустима, ако получателят я приеме, писмено или мълчаливо, като я обработи или плати (чл. 114, ал. 9 от ЗДДС и чл. 78, ал. 11 от ППЗДДС). Електронната фактура се смята за издадена, когато е предоставена така, че клиентът да може да я получи (чл. 113, ал. 12).

Вие осигурявате автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата до края на срока на съхранение (чл. 114, ал. 6). Това става чрез контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата и доставката (ал. 10). Квалифицираният електронен подпис е само един от примерните начини (ал. 11), така че не е задължителен. Подписът и печатът не са и реквизити на фактурата: подробности има в статията Реквизити на фактурата.

Срокът за издаване е 5 дни от данъчното събитие или от получаването на аванс (чл. 113, ал. 4). За услуга, завършена на 30 септември 2026 г., фактурата се издава до 5 октомври 2026 г.

Какво ще промени 2028 г.

Проектът на закон, публикуван на 23 септември 2026 г., предвижда от 1 януари 2028 г. регистрираните по ДДС доставчици да издават структурирани електронни фактури по стандарта EN 16931, с код за съответствие от НАП. Според проекта нерегистрираните по ДДС биха ги издавали само към държавни и местни органи, но всички данъчно задължени получатели биха трябвало да могат да ги получават. Ако сте регистрирани по ДДС или сте близо до прага, попитайте доставчика на програмата как ще работи с новите фактури. Подробностите и сроковете са в статията Задължително електронно фактуриране от 2028 г.. Докато проектът не е приет, това не е закон.

Чести грешки

• „Програмата трябва да е одобрена от НАП.“ Не трябва: законът допуска ръчно и автоматизирано издаване (чл. 112, ал. 2 от ЗДДС).
• „Трябва ми СУПТО, за да издавам фактури.“ СУПТО е за продажби с касов бон в търговски обект и дори там е по избор (чл. 118, ал. 18 от ЗДДС).
• „Като фрийлансър трябва да купя касов апарат.“ Не и когато упражнявате свободна професия като физическо лице (чл. 4, т. 8 от Наредба № Н-18) или клиентите ви плащат по банков път (чл. 3, ал. 1).
• „Нерегистрираните по ДДС не издават фактури.“ Издават: задължението е за всяко данъчно задължено лице (чл. 113, ал. 1 от ЗДДС), само без ДДС.
• „Номерацията започва от 1 всяка година.“ Не започва (чл. 78, ал. 3 от ППЗДДС), а известията продължават същата поредица.
• „Щом е в облака, не пазя нищо.“ Отговорността за съхранението е ваша (чл. 38, ал. 3 от ДОПК и чл. 121 от ЗДДС).

В smetni.app

В модула Продажби на smetni.app фактурите, офертите и известията се издават като PDF, с номерация без пропуски в една или повече серии (кочани) и с начален номер, който задавате сами. Известията се свързват с фактурата и продължават номерацията на кочана ѝ, а издадената фактура се анулира, не се редактира. Износът на документите в CSV и XLSX е достъпен от план Business нагоре.

Можете да започнете и с безплатния план: до 5 клиента, фактури, оферти и известия с PDF, без карта. Той не включва изпращане по имейл и качване на файлове. Преминаването към платен план става по всяко време от „Настройки“.

Всички планове са на страницата Цени, а първите стъпки в ръководството Първа фактура.