Номерация на фактури: десет цифри, кочани, пропуски

Номерът на фактурата е пореден, десетразряден и съдържа само арабски цифри, например 0000000124 (чл. 114, ал. 1, т. 2 от Закона за данък върху добавената стойност, ЗДДС). Фактурите, дебитните и кредитните известия се номерират в обща нарастваща редица без дублиране и пропуски, а номерацията не започва отначало с новата година (чл. 78, ал. 2 и 3 от Правилника за прилагане на ЗДДС, ППЗДДС). Обектите на фирмата могат да ползват отделни диапазони, а номерът на анулиран документ не се използва повторно.

Какви са правилата за номера на фактурата

Правилата за номера на фактурата са в два акта: чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС определя формата му, а чл. 78 от ППЗДДС определя поредността.

„Кочан“ е разговорното име на серията: някога хартиен кочан с бланки с трайно отпечатан номер (чл. 78, ал. 1, т. 1 от ППЗДДС), днес серия с начален номер в програмата. Останалите реквизити са в статията реквизити на фактурата по чл. 114 от ЗДДС.

Фактури и известия в една редица

Фактурите, дебитните и кредитните известия ползват една и съща редица, защото номерата по чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС „не зависят от вида на бланката или документа“. Кредитното известие получава следващия свободен номер, а не 0000000001 в отделна поредица. При няколко серии практиката е известието да вземе номер от серията на фактурата, която коригира. Кога се издава известие, е описано в статията кредитно и дебитно известие.

Номерацията с новата година

Номерацията на фактурите не започва от 0000000001 на 1 януари: тя „не зависи и не се нарушава при изтичането на календарната година“ (чл. 78, ал. 3 от ППЗДДС). Ако последната фактура за 2026 г. е № 0000000980, първата за 2027 г. е № 0000000981. Отначало се започва само когато възможните номера се изчерпат и след писмено уведомяване на териториалната дирекция на Националната агенция за приходите, НАП (чл. 78, ал. 3).

Кочани и номерация по обекти

Всяко поделение или обект на фирмата може да издава документи от свой диапазон от номера (чл. 78, ал. 4 от ППЗДДС). Диапазонът се изчерпва постепенно, а когато се запълни, се определя нов. Диапазоните не бива да се застъпват, защото всеки номер идентифицира фактурата уникално (чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС): например централата ползва 0000000001-4999999999, а обектът в Пловдив 5000000001-5999999999. Запишете диапазоните в счетоводната политика.

При самофактуриране получателят издава фактурата от името и за сметка на доставчика по предварително споразумение между двамата (чл. 113, ал. 11 от ЗДДС), с номер от диапазон, предоставен от доставчика (чл. 79а, ал. 12 от ППЗДДС), и с текста „самофактуриране“ и основанието (чл. 79а, ал. 11).

Кога документът получава номер

ЗДДС и ППЗДДС не определят момента, в който се поставя номерът, но редицата без пропуски по чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС на практика означава, че номерът се дава при издаването. Чернова, която получи номер и после бъде изтрита, оставя пропуск, а издаден документ не се изтрива: анулираните документи се пазят при издателя (чл. 78, ал. 5).

Кой спазва десетразрядната номерация

Десетразрядният номер е задължителен за всяка фактура по ЗДДС, включително за фактурите на фирма без регистрация по ДДС. По правило фактура издава всяко данъчно задължено лице, което доставя стоки или услуги (чл. 113, ал. 1 от ЗДДС), а чл. 114, ал. 1, т. 5 изрично предвижда доставчик, нерегистриран по закона.

Чл. 78 от ППЗДДС е написан за регистрираните лица, но ал. 13 освобождава бланките на нерегистрираните само от гриф „оригинал“ и ДДС номер (ал. 1, т. 2 и 4) и изисква номерацията след прекратяване на регистрацията да продължи от предишната поредност. Затова практиката е и нерегистрираната фирма да номерира без пропуски и без нулиране. Законът за счетоводството (ЗСч) изисква номер само с арабски цифри на всеки първичен документ към външен получател (чл. 6, ал. 1, т. 1). За номерацията при регистрация по ДДС правилникът няма изричен текст; обичайно редицата продължава. В конкретен случай уточнете със счетоводителя си.

Фактура от доставчик, регистриран по ДДС в друга държава членка, за вътреобщностна доставка на стоки или за получена услуга отговаря на изискванията на чл. 114 от ЗДДС и когато номерът ѝ не е десетразряден или съдържа други символи (чл. 78, ал. 9 от ППЗДДС).

Проформа и оферта не са част от редицата

Проформа фактурата и офертата не вземат номер от редицата на фактурите, защото не са данъчни документи: данъчни документи по ЗДДС са фактурата, известието към фактура и протоколът (чл. 112, ал. 1). Проформа със следващия номер на фактура би оставила пропуск в редицата, затова проформите и офертите се номерират в отделна поредица. Когато клиентът плати по проформа преди доставката, фактурата за аванса се издава по общото правило до 5 дни от плащането (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС) със следващия номер от редицата. Разликата е описана в статията проформа фактура.

Пропуснат, повторен или сгрешен номер: какво да направите

Грешката в номерацията се поправя така, че всеки номер да остане свързан с един документ и редицата да може да се обясни.

Пропуснат номер. Пропуснат е номер, за който няма издаден документ, например след 0000000124 следва 0000000126. Законът не казва как се затваря такъв пропуск и практиката варира: документ с този номер, анулиран и пазен при издателя (чл. 78, ал. 5 от ППЗДДС), или вътрешен протокол с причината, например техническа грешка. Изберете подхода със счетоводителя си.

Повторен номер. Номерът трябва да идентифицира фактурата уникално (чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС), затова на практика по-късният от двата документа се третира като погрешно съставен: анулира се и се издава нов (чл. 116, ал. 1). Ако вече е в дневниците на доставчика или на получателя, се съставя и протокол (чл. 116, ал. 4), а когато анулираният и новият документ са с една и съща дата, протоколът може да не се издава (чл. 81, ал. 4 от ППЗДДС). Редът е описан в статията анулиране на фактура.

Смяна на програмата. Ако за кратко издавате и от двете програми, всяка ползва свой диапазон. Запишете с кой номер и от коя дата е приключена старата серия, за да е ясно, че оставащите ѝ номера не са пропуски. Вижте и статията безплатна програма за фактури.

Има ли глоба за грешка в номерацията

ЗДДС няма отделна санкция само за пропуснат или повторен номер на фактура. Чл. 182 от ЗДДС наказва регистрирано лице за неиздаден или неотразен в дневниците данъчен документ, когато заради него е определен по-малко данък за внасяне или повече за възстановяване: санкцията е в размер на данъка, с минимум, определен в закона (ал. 1), или 25% от данъка, също с минимум, когато документът е издаден или отразен в следващия период (ал. 2). Чл. 185 се отнася за фискалните и системните бонове по чл. 118, а не за фактурите. Законът за счетоводството има обща санкция за неизпълнено задължение по него (чл. 77, ал. 1 от ЗСч), под която може да попадне номер, който не съдържа само арабски цифри (чл. 6, ал. 1, т. 1 от ЗСч). Пропускът обаче е повод да се провери дали за липсващия номер няма неиздадена фактура.

Пример: два обекта, известие, анулиран номер и смяна на програмата

Регистрирана по ЗДДС фирма има магазин в София. До 30 юни 2026 г. издава фактури от стара програма, последната с № 0000000412. От 1 юли 2026 г. издава от нова програма и продължава същата редица; номерата 0000000414-0000000419 са издадени между юли и септември. На 15 септември 2026 г. фирмата открива обект в Пловдив със собствен диапазон от 5000000001.

Номер 0000000421 остава зает, а екземплярите на анулираната фактура се пазят (чл. 78, ал. 5 от ППЗДДС). Тя и новата фактура са с една и съща дата, затова протокол по чл. 116, ал. 4 може да не се издава (чл. 81, ал. 4 от ППЗДДС). Кредитното известие продължава редицата на София, а серията на Пловдив расте самостоятелно.

Документ, анулиран в месеца на издаването си, се вписва в дневника за продажбите на издателя без стойности и не се вписва при получателя (приложение № 12 към ППЗДДС), така че номерът му остава видим. На 1 януари 2027 г. двете серии продължават, например с 0000000468 и 5000000031.

В smetni.app

В модула Продажби българските номера са десетразрядни, допълнени с нули и без префикс, а броячът не се нулира с новата година. Можете да имате няколко кочана, например по един за всеки обект или магазин. Началния номер задавате при създаването на кочана, например за да продължите от друга програма, и той не се променя по-късно. Номерът се дава само при издаване, не на чернова, и прескача номерата на импортирани документи, така че не се получава дубликат. Известията вземат следващия номер от кочана на своята фактура, а анулираната фактура запазва номера си. Кочаните са във всички планове; импортът на вече издадени документи е от план Pro нагоре (плановете и цените). Вижте Номериране на документи, Първа фактура и Организации и документи.