Фактура на физическо лице: ЕГН, GDPR и кога е задължителна

Фактура на данъчно незадължено физическо лице не е задължителна: тя се издава, ако клиентът или доставчикът пожелае (чл. 113, ал. 3, т. 1 и ал. 6 от Закона за данък върху добавената стойност, ЗДДС). Фактурата посочва името, адреса и единния граждански номер (ЕГН) на физическото лице. Продажбите без фактура регистрираният по ЗДДС доставчик описва в месечен отчет за извършените продажби (чл. 119).

Кога фактурата на физическо лице е задължителна

Фактурата на физическо лице става задължителна, когато клиентът я поиска, и в няколко случая, в които облекчението за данъчно незадължени лица не се прилага. Доставчикът издава фактура за всяка доставка и за всеки получен аванс (чл. 113, ал. 1 от ЗДДС), но може да не я издава, когато получателят е данъчно незадължено физическо лице (чл. 113, ал. 3, т. 1).

Свободната професия е независима икономическа дейност, затова лицето, което я упражнява, е данъчно задължено (чл. 3, ал. 1 и 2 от ЗДДС) и облекчението по чл. 113, ал. 3, т. 1 не го обхваща.

Какви данни за физическото лице съдържа фактурата

Фактурата за физическо лице съдържа всички реквизити по чл. 114, ал. 1 от ЗДДС, а за получателя това са името и адресът (т. 7) и идентификационен номер (т. 8). За получател без регистрация по ЗДДС т. 8 препраща към номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК). Физическите лица, които не са вписани в търговския регистър или в регистър БУЛСТАТ, се идентифицират с ЕГН или с личен номер на чужденец (ЛНЧ) (чл. 84, ал. 2 от ДОПК). Пълният списък е в статията реквизити на фактурата.

По буквата на закона ЕГН е реквизит на фактурата за българско физическо лице. Законът за счетоводството (ЗСч) също назовава ЕГН и ЛНЧ изрично сред данните за получателя на първичния счетоводен документ (чл. 6, ал. 1, т. 3 от ЗСч). Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) е приела, че ЕГН на получателя е задължителен реквизит на първичния счетоводен документ (решение по жалба рег. № Ж-1054/28.11.2014 г., постановено на 10 юни 2015 г.). Решението е по предишния ЗСч и преди Общия регламент относно защитата на данните (GDPR), но действащият текст води до същия номер.

ППЗДДС изисква в дневника за продажбите код 999999999999999 вместо номера на данъчно незадължено физическо лице, когато доставчикът няма задължение да го посочва в издадения данъчен документ (приложение № 12 към ППЗДДС). Правилникът не изброява тези случаи, така че от кода не следва, че ЕГН може да се пропусне във всяка фактура.

ЕГН във фактурата и GDPR

ЕГН във фактурата не нарушава GDPR, когато фактурата се издава: обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора (чл. 6, пар. 1, б. „в“ от Регламент (ЕС) 2016/679). Основанието е законът, а не съгласието на клиента.

• 01Свеждане на данните до минимум (чл. 5, пар. 1, б. „в“): ЕГН се събира, когато се издава фактура, а не от всеки клиент. Отчетът по чл. 119 не съдържа данни за купувачите.
• 02Ограничение на целите (чл. 5, пар. 1, б. „б“): данните, събрани за фактурата, не се обработват по-нататък по начин, несъвместим с тази цел, нито обратното. В решението от 2015 г. по жалба Ж-1054/2014 г., постановено по Закона за защита на личните данни преди GDPR, КЗЛД санкционира дружество, издало фактура с данни на клиентка, събрани за други договори.
• 03Ограничение на съхранението (чл. 5, пар. 1, б. „д“): фактурата се пази в сроковете по чл. 121, ал. 1 от ЗДДС и чл. 12, ал. 1 от ЗСч, а след тях данните не се пазят без друго основание.

Продажба без фактура: отчет по чл. 119 и касов бон

Регистрираният по ЗДДС доставчик описва продажбите, за които фактура не е задължителна и не е издадена, в отчет за извършените продажби, съставен най-късно в последния ден на месеца (чл. 119, ал. 1 и 2 от ЗДДС). Отчетът съдържа само сборни суми: данъчните основи и ДДС по ставки 20%, 9% и 0%, освободените доставки и другите доставки без данък (чл. 112, ал. 3 от ППЗДДС). Той се вписва в дневника за продажбите с код 81, без данни за контрагента (чл. 112, ал. 4 и приложение № 12 към ППЗДДС).

Отчетът обхваща доставките, за които на основание чл. 113, ал. 3 от ЗДДС не е издадена фактура (чл. 112, ал. 1 от ППЗДДС). Колоните са описани в статията за дневника на продажбите и покупките.

Отчетът не замества касовия бон: продажбата в търговски обект се регистрира с фискален бон, освен при плащане с кредитен превод, директен дебит, внасяне на пари в наличност по платежна сметка или паричен превод (чл. 3, ал. 1 от Наредба № Н-18). Плащането с карта не е сред изключенията. Онлайн плащанията с карта са описани в статията Stripe и българската фактура. Без регистрация по ЗДДС отчет не се съставя, а фактурата е без ДДС (чл. 119, ал. 1 и чл. 113, ал. 9 от ЗДДС).

Касов бон вече е издаден, а клиентът иска фактура

Когато клиентът поиска фактура след касовия бон, доставчикът я издава (чл. 113, ал. 6 от ЗДДС) до 5 дни от данъчното събитие, защото срокът по чл. 113, ал. 4 не прави изключение за фактурата по искане. ЗСч води до същото: първичен документ може да не се издава при фискален бон към физическо лице, което не е търговец, освен ако то го е поискало (чл. 7, ал. 2 и 4 от ЗСч).

• 01За няколко покупки в един месец с отделни бонове може да се издаде сборна фактура с прикрепени бонове (чл. 32, ал. 2 от Наредба № Н-18), до последния ден на месеца, в който данъкът е станал изискуем (чл. 113, ал. 13 от ЗДДС).
• 02Продажбата се отчита веднъж: ако бонът и фактурата са в един месец, сумата по фактурата не влиза в отчета (чл. 112, ал. 1 от ППЗДДС).
• 03ЗДДС и ППЗДДС не уреждат изрично корекцията, когато отчетът за предходния месец вече съдържа продажбата (бон на 30-о, фактура на 2-ро число), нито искане след петдневния срок. Уточнете ги със счетоводителя си.

Пример: услуга за 500,00 € плюс ДДС по искане на клиента

Фирма, регистрирана по ЗДДС, настройва домашната мрежа на Иван Петров на 2 октомври 2026 г. Клиентът плаща по банков път и иска фактура, която фирмата издава на 5 октомври, в срока по чл. 113, ал. 4 от ЗДДС, изтичащ на 7 октомври. През октомври фирмата има и продажби на физически лица без фактура за 2 000,00 € плюс 400,00 € ДДС и няма други продажби.

В дневника за продажбите за октомври фактурата и отчетът са отделни редове:

Без фактура отчетът щеше да е за 2 500,00 € основа и 500,00 € ДДС, без данни за клиента. Данъкът за месеца е същият.

Кредитно известие на физическо лице

Кредитно известие на физическо лице се издава само ако на лицето е издадена фактура, защото известието е към фактура (чл. 115, ал. 1 от ЗДДС; чл. 79, ал. 1 от ППЗДДС). Ако продажбата е била само в отчета по чл. 119, ЗДДС няма отделно правило за връщането. В практиката, отразена и в становища на Националната агенция за приходите (НАП), намалението се посочва с отрицателен знак в отчета за месеца на връщането, въз основа на документ за връщането. Подробностите са в статията за кредитно и дебитно известие.

Физическо лице от чужбина

Услугата за физическо лице от друга държава членка по правило е с българско ДДС, защото мястото на изпълнение е там, където е установен доставчикът (чл. 21, ал. 1 от ЗДДС). Далекосъобщителните, излъчващите и електронните услуги и дистанционните продажби на стоки се облагат в държавата на клиента, когато общата им стойност за ЕС надвиши 10 000 € през текущата или предходната година (чл. 20б), обикновено чрез режима в Съюза (OSS). За доставките по режима регистрираните по чл. 96 или чл. 100, ал. 1 съставят отделен отчет дори при издадени фактури (чл. 119, ал. 5). Чужденец с ЛНЧ се посочва с него (чл. 84, ал. 2 от ДОПК). Сценариите са в статията фактура за чуждестранен клиент.

Фактура от физическо лице

Физическо лице без регистрация по ЗДДС, което не е едноличен търговец, може да не издава фактура, когато за доставката се издава документ по специален закон, сметка за изплатени суми или документ по чл. 9 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ), или когато ЗДДФЛ не изисква документ (чл. 113, ал. 3, т. 7 от ЗДДС).

• 01Граждански договор или наем: фирмата, която плаща дохода, издава сметка за изплатени суми и я предоставя на физическото лице (чл. 45, ал. 4 от ЗДДФЛ), освен в случая на самоосигуряващ се изпълнител по-долу.
• 02Друга стопанска дейност без касов бон, например свободна професия: физическото лице издава документ за дохода с реквизитите по чл. 6, ал. 3 от ЗСч (чл. 9, ал. 2 от ЗДДФЛ), освен в случаите по чл. 9, ал. 3, например когато платецът издава сметка за изплатени суми.
• 03Изпълнител, който е самоосигуряващо се лице и го е декларирал писмено пред платеца: при доход от стопанска дейност, например по граждански договор или от свободна професия, платецът не удържа авансов данък и не издава сметка за изплатени суми, а изпълнителят сам внася данъка (чл. 43, ал. 5 и 6 и чл. 45, ал. 6 от ЗДДФЛ). Когато платецът е предприятие или самоосигуряващо се лице, което прилага ЗСч, изпълнителят издава документа по чл. 9, ал. 2 и при плащане по банкова сметка и включва в него и името или наименованието, адреса и ЕИК, ЕГН или ЛНЧ на издателя и получателя по чл. 6, ал. 1, т. 3 от ЗСч (чл. 9, ал. 3, т. 4 и ал. 4 от ЗДДФЛ).
• 04Физическо лице, регистрирано по ЗДДС, издава фактури като всеки доставчик (чл. 113, ал. 1 от ЗДДС).

Кой документ е подходящ, зависи от вида на дохода, затова го уточнете със счетоводителя си.

В smetni.app

В smetni.app клиентът се създава като фирма или като физическо лице, а видът не може да се промени след създаването. За българско физическо лице задължителни са името, фамилията, държавата, градът, пощенският код и адресът, а ЕГН, имейлът и телефонът не са задължителни. Във фактурата в PDF се отпечатват името и фамилията, а ЕГН само ако е въведено, затова въведете ЕГН на клиента, преди да издадете фактура, за която законът го изисква. Клиентите са налични във всички планове, а броят им зависи от плана: вижте плановете и цените. Стъпките са в ръководствата Клиенти, Продажби и Първа фактура, а модулът е на страницата Продажби.