Дневник на продажбите и покупките: колони, срокове, грешки

Дневникът за продажбите и дневникът за покупките са отчетните регистри по чл. 124 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС). В тях регистрираното по ЗДДС лице вписва всеки издаден и получен данъчен документ за месеца, а от сумите в тях се получава справката-декларацията. Двата дневника се подават заедно с нея до 14-о число на следващия месец, като файлове в определения от Правилника за прилагане на ЗДДС (ППЗДДС) формат. В разговорния език се наричат „дневник на продажбите“ и „дневник на покупките“.

Кой води дневници по ДДС

Дневници водят всички регистрирани по ЗДДС лица (чл. 124, ал. 1). Справката-декларацията, съставена от тях, подават лицата, регистрирани по чл. 96, 97а, 99 и чл. 100, ал. 1 и 2 (чл. 125, ал. 1).

• 01Фирма, регистрирана по чл. 96 или доброволно по чл. 100, ал. 1, води пълни дневници за всички издадени и получени документи.
• 02Фирма, регистрирана само по чл. 97а, чл. 99 или чл. 100, ал. 2 (за услуги от чужбина, вътреобщностни придобивания или услуги за ЕС), вписва в дневника за продажбите само документите за тези доставки. Дневникът ѝ за покупките може да съдържа един запис с нулеви стойности (чл. 113, ал. 2 и 3 от ППЗДДС).
• 03Фирма без регистрация по ЗДДС, включително при режима за малки предприятия в страната с оборот до 51 130 €, не води дневници.
• 04Фирма, която прилага режима за малки предприятия в ЕС (с номер, завършващ на „-EX“), подава тримесечен отчет за оборотите по чл. 168л. Ако е регистрирана и по чл. 96, 97а, 99 или 100, например по чл. 97а заради реклама в Google, тя подава освен отчета и справка-декларация с дневници за всеки месец (чл. 125, ал. 1).

Срок: до 14-о число на следващия месец

Справката-декларацията и дневниците за месеца се подават до 14-о число включително на следващия месец (чл. 125, ал. 3 и 5 от ЗДДС), по електронен път (ал. 7). Подават се и когато през месеца няма доставки (чл. 125, ал. 4), като файловете на дневниците тогава са празни (чл. 114, ал. 3 от ППЗДДС). В същия срок се внася и ДДС за внасяне, а данъкът се смята за внесен в деня, в който парите постъпят по сметката на Националната агенция за приходите (НАП) (чл. 89, ал. 1 и 3 от ЗДДС).

Когато 14-о число е неприсъствен ден, срокът изтича в следващия присъствен ден (чл. 22, ал. 7 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, ДОПК):

Дневник за продажбите: колони и клетки

Формата на дневника за продажбите е в приложение № 10 към ППЗДДС. Колони 1-8 описват документа, а колони 9-25 съдържат сумите, които отиват в раздел А на справката-декларацията:

Дневник за покупките: колони и клетки

Формата на дневника за покупките е в приложение № 11 към ППЗДДС. Сумите в колони 9-15 отиват в раздел Б на справката-декларацията:

В дневника за покупките се вписват всички получени данъчни документи, а не само тези с право на кредит (чл. 113, ал. 1 от ППЗДДС). Фактура за представителни разходи или за лек автомобил, за която по чл. 70, ал. 1 няма право на кредит, отива в колона 9, с основата и данъка като една сума.

Кодове на документите

Видът на документа в колона 3 се посочва с двуцифрен код от приложение № 12 към ППЗДДС. Най-често използваните са:

Файлът за покупките не приема кодове 81, 82 и 04, а файлът за продажбите не приема кодове 92 и 05. Недопустим код е основание файлът да бъде отхвърлен.

Кой документ в кой дневник влиза

Повечето документи влизат само в единия дневник. Протоколите, с които сами начислявате данък, влизат и в двата:

Повече за протоколите има в статиите за протокол по чл. 117 и за обратното начисляване на ДДС, а за известията в статията за кредитно и дебитно известие.

В кой период се вписва документът

Периодът зависи от това дали документът е издаден или получен:

• 01Издадените документи и отчетите по чл. 119 се вписват в дневника за продажбите за месеца, в който са издадени (чл. 124, ал. 2).
• 02Изключение са документите за вътреобщностна доставка, включително за аванс: те се вписват за периода, в който данъкът е станал изискуем по чл. 51 (чл. 124, ал. 3).
• 03Ако фактурата не е издадена в срок, данъкът е дължим за периода, в който е станал изискуем (чл. 86, ал. 2). Фактурата се издава до 5 дни от данъчното събитие или от аванса (чл. 113, ал. 4), а при вътреобщностна доставка до 15-о число на следващия месец (чл. 113, ал. 5).
• 04Получените документи се вписват в дневника за покупките за периода на издаването им или в един от следващите 12 периода, но не по-късно от последния период по чл. 72, ал. 1 (чл. 124, ал. 4).
• 05Получените кредитни известия се вписват само за периода, в който са издадени (чл. 124, ал. 5). 12-те периода за тях не важат.

Файловете за НАП

Дневниците и справката-декларацията се подават като пакет от три текстови файла: DEKLAR.TXT за справката-декларацията, PRODAGBI.TXT за продажбите и POKUPKI.TXT за покупките (чл. 114, ал. 1 от ППЗДДС). Когато има VIES декларация, към тях се добавя и VIES.TXT или VIES.CSV. Изискванията към файловете са в приложение № 12:

• 01Текстови файлове с кодиране windows-1251, с фиксирана дължина на всяко поле и без разделители между полетата.
• 02Суми само с цифри, точка за стотинките и знак минус, без разделители за хилядите и без нули отпред, например 100.00.
• 03Дати във формат дд/мм/гггг, а периодът като ггггмм, например 202610.
• 04Поредните номера на документите започват от 1 и растат с 1 без пропуски и дублиране.
• 05Регистрираният по ДДС контрагент се посочва с ДДС номера му, чуждестранен контрагент от ЕС с ДДС номера с префикса на държавата, а нерегистрираният с ЕИК, ЕГН, ЛНЧ или друг номер по § 1 от допълнителните разпоредби на ППЗДДС. Кодът 999999999999999 (15 деветки) задължително се посочва за чуждестранно лице без регистрация в България и без ДДС номер от ЕС, както и за данъчно незадължено физическо лице, когато доставчикът не е длъжен да посочва номера му.
• 06Файловете се подават и когато са празни, и съдържат данни само за един период.

Файловете се подават в портала на НАП с квалифициран електронен подпис (КЕП). Ако справката-декларацията и файловете не съвпадат, НАП ви кани да отстраните несъответствието в 7-дневен срок. Справката се смята за подадена, след като несъответствието бъде отстранено, а законовите срокове за подаването и плащането не се променят (чл. 114, ал. 8 и 9 от ППЗДДС).

Дневниците в евро от 2026 г.

От 1 януари 2026 г. данъчната основа се определя в евро (чл. 26, ал. 2 от ЗДДС), а сумите във фактурата може да са в друга валута, стига основата и данъкът да са посочени в евро (чл. 114, ал. 5). Сумите в дневниците за периоди от 2026 г. също са в евро:

• 01Фактура във валута се превръща в евро по последния курс на Европейската централна банка към момента, в който данъкът става изискуем (чл. 26, ал. 6 от ЗДДС).
• 02Фактурите в лева, издадени до 31 декември 2025 г. и вписани в дневниците за периоди от 2026 г., се превалутират в евро по чл. 12 и 13 от Закона за въвеждане на еврото в Република България (разяснение на НАП).
• 03Корекциите на периоди до 31 декември 2025 г. се правят в лева, във валутата на коригирания период (чл. 51 от същия закон).

Приложенията към ППЗДДС в консолидирания текст още говорят за стойности „в български левове“. Позоваванията на лева без посочена стойност се считат за позовавания на еврото (чл. 11, ал. 4 от Закона за въвеждане на еврото), а НАП изрично изисква стойностите за периоди от 2026 г. в евро.

Как се поправя грешка в дневника

Как се поправя грешката, зависи от това дали срокът за подаване е изтекъл (чл. 126 от ЗДДС):

• 01До изтичането на срока, 14-о число включително: поправяте грешката и подавате отново справката-декларацията и дневниците за същия период (чл. 126, ал. 2).
• 02След срока, за невписан документ: включвате го в дневника за периода, в който сте установили грешката (чл. 126, ал. 3, т. 1).
• 03След срока, за неправилно вписан документ: уведомявате писмено НАП, която предприема действия за промяна на задължението за съответния период (чл. 126, ал. 3, т. 2).
• 04Пропусната получена фактура обикновено не е грешка: вписвате я в следващ период в рамките на 12-те периода по чл. 124, ал. 4.

Санкциите са в ЗДДС в левове и се прилагат превърнати в евро:

Какво предлага проектът за 2028 г.

Какво още предлага проектът, е описано в статията за задължителното електронно фактуриране от 2028 г.. До 31 декември 2027 г. дневниците се водят по сегашните правила.

Чести грешки

• 01Вписвате протокола по чл. 117 само в единия дневник. Без дневника за продажбите ползвате кредит за данък, който не сте начислили, а без дневника за покупките плащате данъка без кредит.
• 02Вписвате фактура без право на кредит в колони 10 и 11. Тя отива в колона 9, с основата и данъка заедно, иначе клетка 41 е завишена.
• 03Вписвате полученото кредитно известие в по-късен период. То се вписва за периода, в който е издадено (чл. 124, ал. 5).
• 04Ползвате грешен код: протокол с код 01 вместо 09 или кредитно известие за несъбираемо вземане с код 03 вместо 23.
• 05Вписвате вътреобщностното придобиване в колона 14 вместо 13, вътреобщностната доставка в колона 19 вместо 20 или фактурата за вътреобщностна доставка за месеца на издаването ѝ вместо за месеца на изискуемостта.
• 06Посочвате ДДС номер от ЕС без префикса на държавата. За Гърция префиксът е EL.
• 07Вписвате фактура в лева от 2025 г. в дневник за 2026 г., без да я превалутирате в евро.
• 08Използвате запетая за стотинките или разделители за хилядите във файла. Това е основание файлът да бъде отхвърлен.

В smetni.app

В модула Декларации (план Business) дневникът за продажбите, дневникът за покупките и справката-декларацията, заедно с VIES декларацията, се съставят от издадените фактури и известия, потвърдените покупки, протоколите по чл. 117 и отчета по чл. 119, който може да се генерира от записаните продажби на дребно. Протоколът влиза и в двата дневника. Бутоните „Изтегли за НАП“ и „VIES“ създават файловете във формата на НАП, а подаването в портала на НАП правите вие. Файловете не се създават, докато има ред с 0% ДДС без избрано третиране. Митнически декларации за внос и доставки по чл. 163а приложението не вписва в дневниците. Ако водите дневниците на няколко фирми, вижте smetni.app за счетоводни кантори. Вижте ръководствата за декларациите и месечното приключване, както и плановете и цените.